员工报销系统：从收据、逐项补件到入账与付款

手机收据页面：保留原图，读取的字段由员工确认

员工可拍收据、上传照片或 PDF，再逐项填日期、商户、用途、费用类别、金额、货币和付款方式。页面旁边保留原文件，OCR 读取的商户或总额先放在待确认字段，置信度低或缺漏处标示待补。阿怡的深圳收据日期模糊，就要让她补清楚，不能因为机器读到一个数字就当成已核实。

同一张收据有几个费用类别，可拆成明细但仍关联同一原文件，并检查拆分总额。没有收据时，用独立的缺收据原因及替代证明字段，按公司做法交审核，不能自动补出一张凭证。断网上传则显示「待同步」，保留草稿及项目编号；只有文件确实收到才显示上传成功，重复点击也不多开第二项。

先分清谁付钱，再计算员工可收回多少

付款来源可选个人垫付、公司卡或公司直接付款，另记可报销及私人部分。阿怡的 HK$184 用品要交收据供财务核对，但已由公司卡付，不再列入汇给她的金额。HK$248 餐费中的 HK$58 私人消费保留在拆分字段，余下 HK$190 才进入申请；连同 HK$96 出租车费，本地垫付可报销合共 HK$286。

外币项目保留 CNY180 原额、原货币、交易日期和换算依据。例子约定使用 HK$1.10／CNY 的示范汇率，换算成 HK$198，整张单的员工报销额就是 HK$484。这不是当日市场汇率。实际公司可按卡账单扣账、指定汇率来源或另一已确认方法处理；页面列明来源日期、采用值及四舍五入方式，不能让汇率更新无声改动已批准金额。

申请摘要同时列原额、公司已付、私人部分、待审核及可报销额，避免把不同货币直接相加。公司若有差旅预支，另记已发预支、可冲销金额及仍须补付或退回的差额；预支不是新收据，抵销后也要能追溯到原支出及付款记录。

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审核页面逐项处理，补一张收据不用重交全部

审核同事的列表可按提交日期、申请人、费用类别和待补原因筛选。打开后并排看原收据、用途、付款来源、拆分及适用公司规则，每项选接受、补资料或不接受，留下理由。HK$96 出租车费及 HK$190 餐费可先记为已接受；CNY180 那项因日期不清退回补件，公司卡用品则留在账务核对流程。

阿怡的手机列明「本地 HK$286 已接受；CNY180 项目待补日期」，点进去只修改该项，新增清晰照片及回复；旧照片、退回原因和时间仍可查看。重新提交后，只让受影响项目回到审核列表，不抹掉其他项目的结果。已接受金额是否可以先付款，要按公司分批付款安排另外决定，不能从「部分接受」自行推断。

重复提示要有对照，不能仅因金额相同就指控

检查可包括同一文件再次上传、商户与日期相近、货币及金额相同，以及收据编号重复。审核页面列出候选项目、哪些字段相似及相关申请状态，再让有权限的同事判断。同一张餐费收据可能由两位员工分摊；每天同路线的出租车也可能同价。提示是待查资料，不是欺诈结论，也不能仅凭它自动拒绝。

确认只是补传清晰照片，就关联同一项并记「替换附件」；确认是共同分摊，就记各人申请部分并核对收据总额。若确实重复，记下排除哪一项及原因，保留原记录。员工只收到处理自己申请所需的说明，不因查重而看见其他人的银行信息或私人附件。

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批准的是一个版本，改金额就重新核对

收据日期补清楚后，审核同事确认 CNY180 项目；例子本次以 HK$484 作最终批准额。批准摘要保留逐项金额、付款来源、汇率、规则版本、决定者及时间，员工可查看自己的结果。按类别或金额需要另一位同事确认时，列清下一位及待办；休假期间的代办也要有授权范围，员工不能批准自己的申请。

批准后发现餐费私人部分填错，不直接改掉 HK$484 这个历史结果，而是建立修订，显示哪些项目、金额或付款来源改了，再交相应审核。财务只处理目前已批准、未被替代的版本；已入账或已付款的版本则关联更正或差额处理。两人同时点击批准时也要核对最新版本，旧页面不能批准后来改过的数字。

入账批次有预览，导出成功另看会计是否接受

财务的待入账页面列申请及版本编号、员工、费用类别、部门或项目、原货币、换算金额、付款来源和附件。先预览科目及员工编号对应，再按接收软件的格式生成批次。公司卡 HK$184 与员工应收 HK$484 可以交由各自适用的账务流程处理，不能把两者混成一笔员工报销款。

每批及每项有固定识别码，重新下载取得同一内容；集成超时先查接收结果，不能立刻另建一批再发。下载、发出、已接受及被拒分开显示，拒绝列出原因，例如科目未对应。只有查明未接受的项目才按接收系统做法修正及重发，成功项目保留原结果。集成 API 或 CSV 前要核对实际账户、字段和可用操作，不凭一个产品名称承诺可全自动入账。

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付款列表追踪结果，退回的一笔留待跟进

付款批次列每名员工、已批准应付额、已付及余额，供财务按公司付款程序确认。导出银行文件或发出指令后，先标示已发出或处理中；会计软件已接受也不能当作银行已付。阿怡的页面仍可见 HK$484 待付款，待财务核对付款参考编号及结果后，才更新已付金额及日期。

若一批十人只有阿怡的付款被拒，列表保留另外九人的已付结果，只将她的 HK$484 列为待跟进，记原因及原付款参考编号。财务先查明没有成功扣账或入账，再按已确认的银行流程修正收款信息及重试；状态未知就先核对，不整批再付。若公司先付本地已批准 HK$286，另记该笔，余下 HK$198 继续可追；付了一部分不把整张单标成结清。

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规则可按工作调整，收据及银行信息按需查看

外勤出租车费、差旅住宿和日常用品可有不同必填字段、附件、限额及确认步骤。规则有生效日期，申请页面列出此项采用哪一版；超出公司限额时可要求解释及额外确认，不自行删掉差额。员工调部门或有人离职，既有申请仍保留当时分工，再由授权同事接手待办，不把旧记录重写成新部门。

员工看自己的申请、补件和付款结果；审核同事看要作决定的收据及用途；财务看入账及付款所需信息。银行信息只给有付款工作的人，通知预览不附整张收据或私人消费明细。附件保存、下载、删除及备份按公司已确认安排处理，操作有记录；公开分析数据也不用记录收据内容、银行账号或完整附件网址。

付款前走一次「四项费用，一项退回补件」

ProApp 提供付款前 Demo。讨论报销系统时，可以带匿名收据、公司的费用分类和会计导入字段，先约定员工、审核及财务各要看的操作。用阿怡这四项虚构费用走一次，重点看手机补件是否清楚、可报销数字是否对应，以及财务能否找到入账或付款未完成的那一笔。

• 员工上传四份原收据，修正一个 OCR 建议值，分清 HK$184 公司卡及餐费 HK$58 私人部分；采用示范汇率后核对 HK$484 申请额，再试中断上传及重复点击提交。
• 审核同事接受本地 HK$286，只退回 CNY180 的日期；员工补照片重新提交，检查已接受项目仍在，再试同一餐费收据的重复提示及共同分摊说明。
• 确认最终 HK$484 版本，改一次拆分额，审核并批准更正版本后，财务才预览及导出账务批次，模拟一项科目未对应，查接收结果后只重发未接受项目。
• 另走付款批次，查看发出仍未等于已付；模拟一人付款被拒及结果未知，核对后处理重试，再查员工已付、余额及各角色可看的信息。