員工報銷系統：由收據、逐項補件到入帳與付款

手機收據畫面：原圖保留，讀到的欄位由員工確認

員工可拍收據、上傳相片或 PDF，再逐項填日期、商戶、用途、費用類別、金額、貨幣和付款方式。畫面旁邊保留原檔，OCR 讀出的商戶或總額先放在待確認欄位，低把握或缺漏處標示待補。阿怡的深圳收據日期模糊，就要讓她補清楚，不能因機器讀到一個數字便當成已核實。

同一張收據有幾個費用類別，可拆成明細但仍連回同一原檔，並檢查拆分總額。沒有收據時，用獨立的缺收據原因及替代證明欄，按公司做法交覆核，不能自動補出一張憑證。斷網上傳則顯示「待同步」，保留草稿及項目編號；只有檔案真的收到才顯示上傳成功，重按也不多開第二項。

先分清誰付錢，再算員工可收回多少

付款來源可選個人墊支、公司卡或公司直接付款，另記可報銷及私人部分。阿怡的 HK$184 用品要交收據供財務核對，但已由公司卡付，不再列入匯給她的金額。HK$248 餐費中的 HK$58 私人消費保留在拆分欄，餘下 HK$190 才進入申請；連同 HK$96 的士費，本地墊支可報銷合共 HK$286。

外幣項目保留 CNY180 原額、原貨幣、交易日期和換算根據。例子約定使用 HK$1.10／CNY 的示範匯率，換算成 HK$198，整張單的員工報銷額便是 HK$484。這不是當日市場匯率。實際公司可按卡單扣帳、指定匯率來源或另一已確認方法處理；畫面列明來源日期、採用值及四捨五入方式，不能讓匯率更新無聲改動已批准金額。

申請摘要同時列原額、公司已付、私人部分、待覆核及可報銷額，避免把不同貨幣直接相加。公司若有出差預支，另記已發預支、可沖銷金額及仍須補付或退回的差額；預支不是新收據，抵銷後也要能追到原支出及付款紀錄。

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覆核畫面逐項處理，補一張收據不用重交全部

覆核同事的清單可按提交日期、申請人、費用類別和待補原因篩選。打開後並排看原收據、用途、付款來源、拆分及適用公司規則，每項選接受、補資料或不接受，留下理由。HK$96 的士費及 HK$190 餐費可先記為已接受；CNY180 那項因日期不清退回補件，公司卡用品則留在帳務核對流程。

阿怡的手機列明「本地 HK$286 已接受；CNY180 項目待補日期」，按進去只修改該項，新增清晰相片及回覆；舊相片、退回原因和時間仍可查看。重新提交後，只讓受影響項目回到覆核清單，不抹掉其他項目的結果。已接受金額是否可以先付款，要按公司分批付款安排另外決定，不能由「部分接受」自行推斷。

重複提示要有對照，不能只因金額相同便指控

檢查可包括同一檔案再次上傳、商戶與日期相近、貨幣及金額相同，以及收據編號重複。覆核畫面列出候選項目、是哪幾個欄位相似及相關申請狀態，再讓有權同事判斷。同一張餐費收據可能由兩位員工分攤；每日同路線的的士亦可能同價。提示是待查資料，不是欺詐結論，也不能單憑它自動拒絕。

確認只是補傳清晰相片，就連回同一項並記「替換附件」；確認是共同分攤，就記各人申請部分並核對收據總額。若實際重複，記下排除哪一項及原因，保留原紀錄。員工只收到處理自己申請所需的說明，不因查重而看見其他人的銀行資料或私人附件。

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批准的是一個版本，改金額便重新核對

收據日期補清楚後，覆核同事確認 CNY180 項目；例子本次以 HK$484 作最終批准額。批准摘要保留逐項金額、付款來源、匯率、規則版本、決定者及時間，員工可查看自己的結果。按類別或金額需要另一位同事確認時，列清下一位及待辦；請假期間的代辦也要有授權範圍，員工不能批准自己的申請。

批准後發現餐費私人部分填錯，不直接改掉 HK$484 這個歷史結果，而是建立修訂，顯示哪些項目、金額或付款來源改了，再交相應覆核。財務只處理目前已批准、未被取代的版本；已入帳或已付款的版本則連到更正或差額處理。兩人同時按批准時也要核對最新版本，舊畫面不能批准後來改過的數字。

入帳批次有預覽，匯出成功另看會計有沒有接受

財務的待入帳畫面列申請及版本編號、員工、費用類別、部門或項目、原貨幣、換算金額、付款來源和附件。先預覽科目及員工編號對照，再按接收軟件的格式產生批次。公司卡 HK$184 與員工應收 HK$484 可以交由各自適用的帳務流程處理，不能把兩者混成一筆員工報銷款。

每批及每項有固定識別碼，重下載取得同一內容；接駁逾時先查接收結果，不能立刻另建一批再送。下載、送出、已接受及被拒分開顯示，拒絕列出原因，例如科目未對應。只有查明未接受的項目才按接收系統做法修正及重送，成功項目保留原結果。接 API 或 CSV 前要核對實際帳戶、欄位和可用操作，不憑一個產品名稱承諾可全自動入帳。

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付款清單追到結果，退回的一筆留待跟進

付款批次列每名員工、已批准應付額、已付及餘額，供財務按公司付款程序確認。匯出銀行檔案或送出指示後，先標示已送出或處理中；會計軟件已接受也不能當作銀行已付。阿怡的畫面仍可見 HK$484 待付款，待財務核對付款參考及結果後，才更新已付金額及日期。

若一批十人只有阿怡的付款被拒，清單保留另外九人的已付結果，只將她的 HK$484 列為待跟進，記原因及原付款參考。財務先查明沒有成功扣帳或入帳，再按已確認的銀行流程修正收款資料及重試；狀態未知就先核對，不整批再付。若公司先付本地已批准 HK$286，另記該筆，餘下 HK$198 繼續可追；付了一部分不把整張單標成結清。

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規則可按工作調整，收據及銀行資料按需查看

外勤的士、出差住宿和日常用品可有不同必填欄位、附件、限額及確認步驟。規則有生效日期，申請畫面列出此項採用哪一版；超出公司限額時可要求解釋及額外確認，不自行刪掉差額。員工調部門或有人離職，既有申請仍保留當時分工，再由授權同事接手待辦，不把舊紀錄重寫成新部門。

員工看自己的申請、補件和付款結果；覆核同事看要作決定的收據及用途；財務看入帳及付款所需資料。銀行資料只給有付款工作的人，通知預覽不附整張收據或私人消費明細。附件保存、下載、刪除及備份按公司已確認安排處理，操作有紀錄；公開分析資料也不用記收據內容、銀行戶口號碼或完整附件網址。

付款前走一次「四項費用，一項退回補件」

ProApp 提供付款前 Demo。討論報銷系統時，可以帶匿名收據、公司的費用分類和會計匯入欄位，先約定員工、覆核及財務各要看的操作。用阿怡這四項虛構費用走一次，重點看手機補件是否清楚、可報銷數字是否對得上，以及財務能否找到入帳或付款未完成的那一筆。

• 員工上傳四份原收據，修正一個 OCR 建議值，分清 HK$184 公司卡及餐費 HK$58 私人部分；採用示範匯率後核對 HK$484 申請額，再試中斷上傳及重按提交。
• 覆核同事接受本地 HK$286，只退回 CNY180 的日期；員工補相片重新提交，檢查已接受項目仍在，再試同一餐費收據的重複提示及共同分攤說明。
• 確認最終 HK$484 版本，改一次拆分額，覆核並批准更正版本後，財務才預覽及匯出帳務批次，模擬一項科目未對應，查接收結果後只重送未接受項目。
• 另走付款批次，查看送出仍未等於已付；模擬一人付款被拒及結果未知，核對後處理重試，再查員工已付、餘額及各角色可看的資料。