採購申請系統可以做甚麼？從報價、審批到收貨

申請頁：同事填需要，系統留下進度

申請人可填品項、數量、用途、送貨地點、期望到貨日期、費用歸屬及聯絡人，附上規格、圖片或參考連結。設備可以有型號及安裝要求，物料則可能需要尺寸或包裝單位；按品類顯示欄位，同事不用每次填一張過長的表格。

送出後產生申請編號。申請人打開自己的清單，便可看到「待補資料」「待報價」「待審批」「待收貨」等狀態。資料不足時，採購同事在原申請留下問題，申請人補充後再送出，附件及對話仍在同一處。

報價比較：價錢與條款放在一起看

採購同事可上載電郵收到的 PDF 或試算表，將品項、規格、數量、單價、送貨費、安裝費、交期、保養、付款條款及有效期放在比較頁。每份報價保留原檔入口，需要核對時可以直接打開。

例如同一款設備，A 未包安裝，B 包送貨及安裝，C 的保養條款仍待回覆。未報價的費用顯示「待確認」，不要當成零元計入總額。採購同事可以選出建議方案並留下理由；比較幾份報價、哪些項目必須填齊，按公司的採購安排設定。

供應商修改報價時保留上一版，標明目前採用哪一版。如加入文件讀取功能，抽取的品名、數量及費用先經核對才放進比較表。一則 2024 年的軟件評論提到掃描報價把 SKU 和描述放錯欄位，這也是保留原檔及可編輯核對頁的理由。

Capterra: ProcurementExpress.com user reviews

審批頁：批准、退回和意見都有記錄

送批時，系統可按部門、金額或品類，把申請交給指定批准人。審批頁集中顯示購買用途、品項、費用、建議供應商、比較理由及附件，在手機也能查看，並提供批准、退回補充及拒絕選項。

退回時寫清楚要補甚麼，申請人或採購同事在原單補充再送。通過後保存批准時間、意見及當時的報價版本；若已批准的品項或金額有實質變更，再按設定重新送批。提醒訊息連回該宗申請，收件人不用從電郵重新找齊附件。

採購單與收貨：分批到貨也跟得清楚

批准後，可把確認過的品項及條款放進公司的採購單範本，產生 PDF，記錄發出日期、供應商聯絡人及預計到貨日。供應商仍可照舊回覆電郵，由採購同事把確認附件加入記錄；不一定要所有供應商註冊帳戶，才能使用這套內部系統。

收貨同事可按採購單逐項記錄到貨數量、驗收可用數量及損壞情況，附上送貨單或照片。分批送貨時保留每次收貨日期，未到貨、待更換或尚未完成安裝的項目繼續顯示在待辦清單，不會因為收過一批貨就整宗結案。

財務同事可以從同一宗記錄查看已批准費用、採購單、收貨情況及發票，再按公司的付款程序處理。如需要連接會計系統，再確認要傳送的欄位、對應編號，以及資料由哪一邊維護。

每個崗位有自己的清單和權限

申請人主要看自己的申請；採購同事處理分配給自己的報價及採購單；批准人看到待決定的項目；收貨同事記錄到貨；財務取得付款所需資料。不同崗位需要甚麼欄位、能修改到哪一步，可以逐項設定，不必讓所有人都看到全部供應商文件。

共用清單可按申請編號、部門、供應商、日期及狀態搜尋，查到目前輪到誰處理、甚麼還未收到。常用的申請及收貨資料可匯出；附件與審批紀錄留在原申請，日後找一宗採購時，不用再逐個資料夾拼回事情經過。

已有工具，可以連接需要的部分

Microsoft Power Automate 已提供審批流程，批准人可從電郵、審批中心或 App 回覆；Odoo 的採購文件也示範把替代報價並排比較。公司已有這些工具，可以先確認哪些步驟已能處理，再決定要補上申請入口、特定比較欄位、收貨記錄或其他連接。實際功能及連接方式需按使用中的帳戶方案確認。

Microsoft: create and test an approval workflow · Odoo 19: alternative RFQs and product-line comparison

付款前看 Demo，走一次公司的採購流程

ProApp 提供付款前 Demo，讓你先看畫面及流程是否合用。可以用一份現行申請表、已遮蓋敏感資料的報價樣本、採購單範本及審批安排，討論這套系統怎樣配合公司的做法。

看 Demo 時，從同事送出申請開始，加入報價，退回補充再送批，批准後產生採購單，最後記錄一次部分收貨。將來會使用的同事也可以一起看：每個崗位找得到自己的待辦、資料和下一步，這套流程才接得起來。

• 申請人找得到狀態及需要補充的資料。
• 採購同事能核對條款、原檔及報價版本。
• 批准人能看到決定所需資料，留下批准或退回意見。
• 收貨及財務同事接得上採購單、到貨情況與發票。