経費精算システム：領収書・明細の修正から会計処理と振込まで

領収書の原本と読取候補を並べて確認する

社員は領収書を撮影するか画像・PDFを追加し、日付、支払先、目的、費目、金額、通貨、支払方法を明細ごとに入力できます。原ファイルを横に表示し、OCRの読取結果は確認前の候補にします。不鮮明な箇所や欠落を示し、深圳の領収書の日付が読めなければイーに補足を求めます。読取値だけで確認済みにはしません。

複数の費目がある領収書は、同じ原本につながる明細へ分け、合計を照合します。紛失時は理由と代わりの証拠を別欄に入れ、社内手順で確認します。証憑を自動で作りません。通信が切れた場合は同期待ちと示し、下書きと明細番号を保持。ファイルの受領後に成功とし、再操作でも明細を重複させません。

支払った人を分けてから精算額を計算する

個人の立替、会社カード、会社からの直接支払を分け、精算対象と私用分を保持します。備品HK$184の領収書は経理に提出しますが、会社カードで払ったため本人への振込には含めません。食事代HK$248は私用分HK$58を残し、対象額はHK$190。タクシー代HK$96と合わせた香港での立替精算額はHK$286です。

外貨は原額CNY180、通貨、取引日、換算の根拠を保持します。例示用に決めたHK$1.10/CNYならHK$198となり、本人への精算合計はHK$484です。実際の市場レートではありません。会社はカード明細の金額、指定のレート情報など、確認した方法を使います。基準日、採用値、端数処理を表示し、レートの更新で承認額を黙って変えないようにします。

申請の集計には原額、会社負担済み、私用分、確認待ち、精算対象額を分け、異なる通貨をそのまま足しません。出張の仮払いがあれば、支払済みの仮払額、充当額、追加支払または返金の残額を記録します。仮払いを別の領収書にせず、充当後も経費と元の支払を追えるようにします。

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必要な明細だけ差し戻し、申請全体をやり直さない

確認待ち一覧は提出日、社員、費目、補足理由で絞れます。原本、目的、支払元、分割額、該当する社内ルールを並べ、明細ごとに受け付け、補足依頼、対象外を理由付きで記録。タクシーHK$96と食事HK$190は受け付けたまま、日付が不明なCNY180の明細だけを差し戻します。会社カードの備品は会計処理の確認の流れで扱います。

本人には「香港でのHK$286は受付済み、CNY180は日付の補足待ち」と表示します。その明細だけを直し、鮮明な写真と返答を追加。以前の画像、差戻し理由、時刻も残します。再提出では影響する明細を確認待ちへ戻し、他の判断を消しません。受付済み分を先に払うかは別の社内運用で決め、部分受付だけで支払を開始しません。

重複の候補には照合材料を示す

同じファイル、近い支払先・日付、同じ通貨・金額、同じ領収書番号などを候補にできます。確認画面には照合先、似ている項目、申請の状態を示し、権限を持つ担当者が判断。二人で食事代を分担したり、同じ経路のタクシー代が一致したりする場合もあります。注意表示を不正の結論にせず、それだけで自動却下しません。

鮮明な写真の追加なら、同じ明細の添付改訂としてつなぎます。共同負担なら各人の申請額を記録し、領収書合計と照合。実際の二重申請なら除外する明細と理由を残し、履歴を保持します。本人には解決に必要な説明を伝え、重複確認を通じて他の社員の銀行情報や私的な添付を見せないようにします。

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承認した版を固定し、金額変更は改めて確認する

日付が確認できたらCNY180の明細を受け付け、この例の最終承認額はHK$484になります。明細金額、支払元、レート、規程の版、判断者、時刻を保存し、本人が結果を見られるようにします。費目や金額で別の確認が必要なら、次の担当と作業を表示。休暇中の代理にも範囲を定め、本人が自分の申請を承認できないようにします。

承認後に食事の私用分の誤りが分かったら、HK$484という過去の判断を上書きせず、改訂を作ります。変更した明細・金額・支払元を示して必要な確認へ回します。経理は置き換えられていない現在の承認版を処理し、会計・支払済みなら関連する訂正や差額処理を行います。同時操作でも最新版を確かめ、古い画面で変更後の金額を承認しません。

会計への出力と、会計側の受理を分ける

会計処理待ちには申請・版番号、社員、費目、部門や案件、元の通貨、換算額、支払元、添付を表示します。科目と社員番号の対応を先に確認し、受け側の形式でバッチを作ります。会社カードHK$184と本人への精算HK$484は、それぞれの会計処理の手順で処理し、一つの社員向け振込にまとめません。

バッチと明細に固定の識別子を付け、再ダウンロードでも同じ内容を返します。転送が時間切れなら、先に受け側の結果を調べます。ダウンロード、送信、受理、拒否を分け、科目未対応などの理由を表示。未受理と確認できた分だけ、受け側の手順に沿って修正・再送し、成功分の結果を保ちます。APIやCSVは実アカウント、項目、可能な操作を確認してから連携します。

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振込結果を照合し、失敗した支払を残す

振込バッチには社員ごとの承認額、支払済み額、残額を表示し、経理が社内手順で確認します。銀行用ファイルの出力や指示の送信後は送信済み・処理中とし、会計側の受理を銀行の支払完了にしません。本人にはHK$484が支払待ちと分かり、経理が参照番号と結果を照合してから支払額・日付を記録します。

十人分のうちイーの振込だけが拒否された場合、残り九人の成功を保ち、HK$484を理由と元の参照番号付きで対応待ちにします。経理は支払が成功していないことを確かめてから、受取情報を直し、確認済みの銀行手順で再試行。結果不明なら照合を優先し、全員分を再送しません。香港分HK$286を先に払う運用なら、その支払を記録し、残るHK$198を追います。一部支払で精算済みにはしません。

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業務に合わせた規程と、必要な範囲の閲覧権限を用意する

外出時のタクシー、出張の宿泊、日常の備品では、入力項目、添付、上限、確認手順を変えられます。規程には適用開始日を持たせ、明細にどの版を使ったかを表示。上限超過は理由と追加確認を求め、差額を黙って削除しません。異動・退職があっても当時の分担を保持し、権限のある担当者が未処理作業を引き継ぎます。

社員は自分の申請・補足・支払結果、確認担当者は判断に必要な領収書と目的、経理は会計・振込に必要な情報を見ます。銀行情報は支払業務をする人に限り、通知のプレビューに領収書全体や私用の明細を載せません。添付の保存・取得・削除・バックアップは確認した社内方針で行い、操作を記録します。公開の利用計測に領収書内容、銀行口座番号、添付URL全体を入れる必要はありません。

支払い前に、四明細のうち一つを差し戻す流れを確認する

ProAppは支払い前にデモを提供します。個人情報を除いた領収書、費目、会計取込項目を用意し、社員・確認担当者・経理が見る操作を相談できます。イーの架空の四明細を使い、スマートフォンでの補足が分かりやすいか、精算額が合うか、経理が未取込・未払いを探せるかを確認します。

• 原本四件を追加してOCR候補を修正し、会社カードHK$184と食事の私用分HK$58を分けます。例示レートで申請額HK$484を確認し、通信中断と再送も試します。
• 香港分HK$286を受け付け、CNY180の日付だけを差し戻します。鮮明な写真で再提出し、受付済み明細が残るか確認。食事の重複注意と共同負担の説明も見ます。
• HK$484の版を承認した後に分割額を変更。改訂版を確認・承認してから、経理が会計バッチを確認・出力し、科目未対応を試して受理結果を調べ、未受理分だけを再送します。
• 振込を別に進め、送信済みと支払済みが分かれるかを見ます。一人の拒否と結果不明を試し、照合後に再試行。本人の支払額・残額と役割別の閲覧範囲を確認します。