書類確認システム：ファイルの受け付けから取り込みの確定まで

受け付け一覧で担当を明確にする

事務担当者はPDF、スキャン画像、メールの添付書類を追加し、種類、入手元、関連する注文を登録します。一覧には受付日時、担当者、「整理中」「確認待ち」「情報待ち」「取り込み済み」などを表示します。その記録から原本と履歴を開ければ、引き継ぎ用の一覧を別に作らずに済みます。

同じ書類が再送されたら、重複の可能性を示し、番号、入手元、原本を比較できるようにします。追加ページや改訂版は既存の記録に結び付け、受け取った版を残します。ファイル名が同じという理由だけで削除しない設計が必要です。

原本と抽出した項目を並べて確認する

確認画面では、原本と日付、書類番号、注文番号、品目、数量などを並べます。読み取りが不確かな数値、注文番号の欠落、既存データと合わない品目は、理由を付けて示します。修正後に再確認でき、元の候補値と変更者も履歴に残します。

二つの商品がある納品書で一つの数量を読み取れない場合、その項目を確認待ちにします。原本を見ても分からなければ、質問を残して補足を依頼します。必須情報が揃うまで次へ進めず、空欄を推測で埋めないようにします。

確定前に既存の記録と照合する

検査ルールは書類の用途に合わせます。納品書なら注文の存在、品目の一致、累計受領数量を確認し、請求書なら番号、仕入先、処理済み履歴を確認します。形式の問題、データの不一致、別の担当者の判断が必要な状況を分け、すべてを「検証失敗」と表示しないようにします。

取り込み後に追跡できる結果を残す

確定後は、決めた形式のExcelやCSVを出力するか、既存システムが対応する方法で登録します。項目、権限、番号の対応を確認し、作成された記録番号を書類の画面に戻します。失敗時にも理由と対応手段を示し、「未登録」と「登録済みだが応答を受け取れない」を区別します。

確認を再度押したり、接続切れ後に再試行したりする際は、既存の結果を先に調べます。書類と取り込み先の対応を固定し、受領や請求を二重に登録しないようにします。取り込み済みデータの修正は、元システムの改訂方法に従って履歴を残します。

支払い前のDemoで、情報不足の書類を試す

ProAppは支払い前にDemoをご用意します。機密情報を伏せた書類、取り込みたい項目、現在の確認ルールを用意して、必要な画面を相談できます。受け付けから始め、不足項目を見つけ、補足して再確認し、取り込み結果と履歴まで確かめます。

事務担当者が未処理書類を見つけ、確認担当者が原本と理由を理解し、業務担当者が確定済みデータを受け取れるかを見ます。重複送信と取り込み失敗も試し、次の担当者が対応できるか確かめます。読み取り精度は実際のサンプルで別途評価する必要があります。