フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 参照番号で照合
- 差額を分類
- 例外を確認
注文総額と銀行入金が違う理由
一回の銀行入金に複数の注文が含まれ、手数料や返金が差し引かれている場合があります。売上総額とそのまま比べると、本来問題のない差額まで出てしまいます。各明細が取引日と入金日のどちらを使い、どの通貨と入金分を示すのか確認します。
入金レポートを注文に結び付けられるか
まず決済サービスと会計ソフトの明細を確認しましょう。Stripeの入金照合レポートは対象となる入金方式があるため、自分のアカウントに適用できるか確認が必要です。注文番号や販売経路、社内の確認手順につながらない部分に、照合処理を追加します。
一つの入金期間で照合する
一つの販売経路、通貨、入金期間で試します。取引番号で対応付け、手数料と返金を分けて表示し、元の明細も残します。照合できない取引は担当者が調べます。合計を合わせるためだけの調整額を自動で作ってはいけません。
月またぎと返金の差額を確認する
月をまたぐ入金、一部返金、重複した取り込み、手数料の変更、取引番号の欠落を試します。照合ルールは会計担当者に確認してもらいましょう。データの一致と差額の追跡を検証し、会計処理や税務上の判断はそれぞれの担当者が行います。
明細と手動調整を用意する
個人情報を除いた注文、決済サービスの入金、銀行の明細と、現在の手動調整を用意してください。閲覧できる人と保存期間も決めておきます。