フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 入力を検証
- 下書きを生成
- 承認後に送信
コピーした見積書に残る古い情報
以前の提案書をコピーすると、前の顧客名、価格、条件が残ることがあります。AIに自由に書き換えさせても、意図した意味が変わる場合があります。自動化する前に、固定の文面、差し込む項目、テンプレートを承認する人を決めます。
テンプレート製品で対応できる範囲
PandaDocはAPI経由でテンプレートから書類を作成できます。標準的な書式なら、まず既存サービスを試しましょう。複数のシステムからデータを集める場合や、指定書式・承認手順に対応できない部分に連携を追加します。承認済みテンプレートの版も管理します。
下書きを作り、承認後に送る
一種類の書類と一つの情報源から始めます。必須項目を確認して下書きを作り、権限のある担当者に確認してもらいます。使用したテンプレートの版とデータを保存し、承認されるまで送信しないようにします。
長い名称と改ページを確認する
長い名称、通貨、小数を含む金額、ページをまたぐ表、未入力、テンプレートの更新を試します。出力した全ページを確認し、契約条件などの専門的な文面は担当者に承認してもらいます。
承認済みテンプレートと出力例を用意する
承認済みテンプレート、各項目の情報源、書類の例、承認手順を用意してください。