本文以假設流程說明設計方法，並非客戶案例。
- 核對輸入
- 產生草稿
- 批准後發出
上一份報價，留下了甚麼舊資料？
複製上一份報價再改，很容易留下舊客戶名稱、錯價或過期條款。讓 AI 自由改寫整份文件，也可能改變原意。哪些內容固定不動、哪些欄位按資料填入，要分清楚。
範本工具可以做到哪一步？
PandaDoc 等工具有從範本建立文件的接口，固定版面可先用現成文件工具。需要同時讀取幾個來源、配合特別格式或連接內部批核時，再安排整合。
先產生草稿，批准後才寄出
選一種文件和一個資料來源，檢查必填資料後產生草稿，交指定同事批准才寄出。每份文件保留範本版本和當時使用的資料，方便日後追查。
長名稱和跨頁表格會不會走樣？
試長客戶名稱、不同貨幣、小數、跨頁表格、缺資料和範本更新。輸出後逐頁看一遍。若有合約條款，仍由相應負責人審核內容。
帶上已批准範本及輸出樣本
準備已批准的範本、欄位來源、理想輸出樣本，以及目前的批准程序。