フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 候補を提示
- 約束を確認
- 確定タスクを同期
提案と決定を分ける
「来週検討できるかもしれない」は、期限の合意ではありません。文字起こしが言葉や話者を取り違えることもあります。すべての提案をタスクにすると、合意していない作業や重複が生まれます。参加者の確認と、後から修正する手順を決めます。
既存の会議要約機能を確認する
Teamsには会議の振り返り機能があり、利用できる範囲はライセンスと設定で変わります。まず現在の会議・タスク管理ツールを確認しましょう。確定したタスクを別のツールに渡す場合や、独自の承認手順がある場合に連携を追加します。
原文・担当者・期限を一緒に確認する
処理する権限があり、参加者から適切な同意を得た記録を使います。根拠となる発言と一緒にタスク候補を示し、人が内容、担当者、期限を確認してから一つの管理ツールに登録します。会議の閲覧権限と保存ルールも引き継ぎます。
否定表現と曖昧な期限を試す
否定表現、曖昧な日付、同名の人、会議後の修正、再処理を試します。確定したタスクの正確さと修正の手間を確認しましょう。却下した候補が次の処理で新しいタスクにならないことも確かめます。
利用できる会議記録を用意する
個人情報を除いた議事録、必要なタスク項目、確認する担当者、会議記録の閲覧ルールを用意してください。