フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 文書権限を確認
- 検索・引用
- 回答品質を確認
文章が見つかっても回答を誤る理由
検索で文書が見つかっても、古い版が残っていれば回答を誤ることがあります。共通の検索索引から、原文を閲覧できない人に情報が伝わる可能性もあります。文書を追加する前に、最新の版、管理担当者、閲覧権限を整理します。
既存の文書権限を確認する
Microsoft 365 Copilotは元データのアクセス権を利用します。既存の権限が広すぎる場合は、先に修正が必要です。複数サービスの文書をまとめる場合や、指定の引用形式・業務手順がある場合は、権限更新の保守も含めて独自検索を比較します。
回答に出典と版を付ける
一つの部署の承認済み文書から始め、回答に出典と版を示します。根拠が足りなければ回答できないことを伝えます。文書の削除、権限変更、期限切れを反映し、結果を表示する時点でも閲覧権限を確認します。
権限を外した後に内容が表示されないか確認する
権限の異なるアカウントで同じ質問をします。権限の削除、文書の削除、内容が矛盾する版、文書に答えがない質問も試しましょう。引用が回答の根拠になっているか、文書の担当者が確認します。
正解と出典が分かる質問を用意する
文書の分類、閲覧ルール、よくある質問を用意してください。各回答を確認できる正しい出典も添えます。