本文以假設流程說明設計方法，並非客戶案例。
- 核對文件權限
- 檢索並引用
- 覆核答案品質
AI 找到文字，為甚麼仍會答錯？
文件散在不同地方，舊版本又未封存，AI 找到文字也可能答錯政策。若把所有文件放進同一搜尋索引而沒有按權限篩選，原本無權查閱的人也可能看到內容。
先檢查現有文件權限
Microsoft 365 Copilot 等工具會按來源權限提供資料，但原有權限太寬，就要先修正。需要跨平台搜尋、指定引用格式或連接自訂工作流程時，再評估另建功能。
讓答案附上來源和版本
從一個部門及已核准文件開始，答案附上來源和版本。資料不足時明確說找不到答案。文件刪除、權限改動和內容過期後，搜尋資料也要跟着更新。
撤銷權限後，還能問到內容嗎？
用有權和無權的帳戶問同一條問題，再試撤銷權限、刪除文件、版本互相矛盾和沒有答案的情況。請文件負責人核對，引用的段落是否真的支持答案。
用有標準答案的問題來試
準備文件分類、權限安排，以及一組已知正確答案和來源的常見問題。