本文以假设流程说明设计方法，并非客户案例。
- 核对文件权限
- 检索并引用
- 复核答案质量
AI 找到文字，为什么仍会答错？
文件散在不同地方，旧版本又未封存，AI 找到文字也可能答错政策。若把所有文件放进同一搜索索引而没有按权限筛选，原本无权查阅的人也可能看到内容。
先检查现有文件权限
Microsoft 365 Copilot 等工具会按来源权限提供资料，但原有权限太宽，就要先修正。需要跨平台搜索、指定引用格式或连接自订工作流程时，再评估另建功能。
让答案附上来源和版本
从一个部门及已核准文件开始，答案附上来源和版本。资料不足时明确说找不到答案。文件删除、权限改动和内容过期后，搜索资料也要跟着更新。
撤销权限后，还能问到内容吗？
用有权和无权的账户询问同一个问题，再测试撤销权限、删除文件、版本冲突和没有答案的情况。请文件负责人确认引用的段落是否真正支持答案。
用有标准答案的问题来试
准备文件分类、权限安排，以及一组已知正确答案和来源的常见问题。