ペットホテルの業務システム：入所書類・毎日のケア・お迎えまで

飼い主の申し込みを、受付が確認する

申し込み画面では、入所・お迎えの希望日時、必要な連絡先、緊急連絡先、受け取りを許可する人を入力します。二頭それぞれの識別情報、書類、食事、ケア上の伝達事項を同じ申し込みに紐づけます。部屋の種類や同室を希望できても、飼い主が直接部屋を割り当てる仕組みにはしません。

受付の一覧は書類待ち、部屋の確認待ち、受付確定、受付不可に分け、不足項目と次の担当者を表示します。書類の確認と、変更があればその宿泊条件への合意を経て確定します。料金、支払期限、取消条件は施設自身の規約を表示。SPCAの書類・支払い・延泊条件は香港での運用例であり、すべての施設に共通する規則として扱いません。

SPCA Hong Kong — Boarding conditions (effective 1 November 2025) · Reddit r/software — Staff-controlled kennel booking question (2024)

書類はアップロード済みかどうかだけで判断しない

香港で料金を受け取り動物の食事と宿泊を提供する事業は、営業前に動物預かり施設の営業許可（Boarding Establishment Licence）が必要です。漁護署が現在案内する2025年8月の追加条件では、生後五か月を超える犬のマイクロチップと有効な犬のライセンス、同じチップ番号が記載された有効かつ最新の予防接種証明の原本または写しが求められます。受付画面では動物、チップ番号、有効期限、書類の出所を一頭ずつ確認し、確認者と時刻を残します。添付済みだけでは確認完了にしません。

この例では一頭を書類待ちのままにし、もう一頭を個別に確認できます。期限切れ、チップ番号の不一致、不鮮明な画像、滞在中の失効の可能性は理由を示し、受付が現行条件に照らして確認・再提出を依頼します。原本と差し替え版の関係を残し、取消時も確認履歴を消しません。システムの通知は、施設が許可条件に基づく責任を果たすことに代わるものではありません。

AFCD — Boarding Establishment Licence · AFCD — Additional conditions and prescribed register (August 2025)

部屋一覧で予約・滞在・清掃を確認する

受付の部屋一覧に日付、実際の部屋、受け入れられる動物の種類、確定した滞在、清掃時間を表示できます。二頭の同室は施設条件と動物の状況を担当者が判断し、同じ飼い主という理由だけでまとめません。漁護署が現在案内する2011年の基準規程には宿泊設備や動物の相性、犬と猫を分けることが記載されています。日付のある資料として部屋の制約整理に使い、現行の許可条件と施設手順に照らします。

二人の受付担当者が最後の適切な部屋を同時に確定する場合、保存時に空きを再確認し、一方だけを受け付けます。もう一方には競合と次の選択肢を表示。予約済み、滞在中、退所済み・清掃待ち、入所可能を分け、予約終了や入金だけで空室にしません。部屋の移動では移動前後の場所、理由、時刻を記録し、ケア一覧も更新します。

AFCD — Code of Standards for Licensed Boarding Establishments (2011)

到着時に動物・持ち物・ケアの指示を確認する

到着画面で実際に受け入れた一頭ずつと時刻を確認し、リード、寝具、食事などを数えます。数量、保管場所、必要な写真を動物に紐づけ、似たフード袋も識別できるようにします。受付から飼育担当へ、確認済み書類と飼い主が確認したケア指示を引き継ぎ、受け取った時点で完了にします。

食事、活動の制限、確認済みの投薬指示には、適用時刻、提供者、版を持たせます。滞在中に昼食を変える場合は旧版と新版を残し、いつ変更され、誰が確認したかを次の担当者に伝えます。不明な指示は確認待ちとし、施設手順に従って飼い主や適切な専門家へ連絡します。システムは確認された指示を記録し、薬の量を計算したり診断したりしません。

Gingr — Feeding Report Reference · Gingr — Medication Report Reference

毎日の一覧に、対象・予定・実施内容を表示する

飼育担当の日次画面には、施設内の動物の給餌、水の確認、活動などを時刻順に表示できます。二頭それぞれに予定を持ち、追加の昼食は必要な一頭だけに表示。現在の部屋、最新の指示、前の担当者の観察を見て、実施時刻・担当者・結果を記録します。一度の操作で同室の全頭が食べ終わったとは扱いません。

昼食を食べなかった場合は、食事を出したこと、未摂取または一部摂取、客観的な観察を記録します。完了チェックで問題を消しません。必要な対応は施設の合意済み手順に従い、担当者と指定連絡先へ通知し、連絡済み・回答待ち・次の対応を残します。未実施、延期、実施不可には理由を付け、引き継ぎ対象として表示。保存を繰り返しても元の記録を返し、給餌や投薬の完了を重複させません。

Gingr — Feeding Report Reference · Gingr — Medication Report Reference · Reddit r/DogDayCare — Individual operator question about care reminders

引き継ぎでは未対応を先に、飼い主には確認済みの情報を

引き継ぎ画面には、食べなかった件の回答待ち、延期したケア、書類の期限、部屋移動、新たに適用された指示をまとめます。次の担当者は項目ごとに受け取り、連絡先を確認できます。観察の追記や訂正にも担当者・時刻・元の内容を残し、前の勤務で何を見ていたかを確認できるようにします。

飼い主の画面には自分の動物、宿泊予定、確認済みのケア概要、担当者が選んだ写真を表示できます。更新情報を実際の記録に紐づけ、記録時刻と送信時刻を分けます。未解決の問題は所定の方法で連絡し、自動で「問題なし」に書き換えません。内部の引き継ぎメモ、他の飼い主の情報、未確認の内容を写真リンクで公開しないようにします。

延泊は空きを再確認し、迎えが遅れてもケア一覧に残す

お迎えの日に一泊延長を希望されたら、受付は翌日の予約、清掃時間、ほかの適切な部屋を確認し、料金と新しいお迎え予定を合意します。未確定の延泊は保留のままにし、移動が必要なら飼育担当に引き継ぎ作業と新しい場所を伝えます。SPCAの条件も空き状況を延泊の条件にしていますが、設計では各施設自身の規則を使います。

Gingrの給餌・投薬レポートの説明では、予約終了時刻を過ぎた動物は終了時刻を未来に変更しない限り表示されないと案内されています。そこで確認したいのが、実際の滞在状態を別に持ち、お迎えが済むまでケア一覧に残す設計です。これは本記事の提案であり、すべての製品の機能ではありません。当初の終了、確定した延泊、迎えの遅れへの連絡、実際の退所を分けます。

SPCA Hong Kong — Boarding conditions (effective 1 November 2025) · Gingr — Feeding Report Reference · Gingr — Medication Report Reference

受取人と持ち物を確認し、退所後に清掃へつなぐ

お迎え画面で許可された受取人と一頭ずつを確認し、リード、残った食事、寝具などを一覧で返します。名簿にない代理人は飼い主に確認し、施設手順に沿って記録します。犬の名前を知っているだけでは渡しません。本人確認の記録は手順に必要な範囲にとどめ、閲覧を制限。一頭だけを引き渡した場合、もう一頭は滞在中・ケア対象のままです。

会計担当は合意した宿泊料、延泊、その他の項目と入金を照合し、残額や調整を確認します。入金と受け渡しの結果は別々に記録。部屋の最後の一頭が出たら清掃作業を作成し、清掃担当がチェックリストに沿って完了時刻と残る問題を記録します。受付は使用可能になった部屋へ次の入所を割り当て、引き渡し済みだけで準備完了にしません。

登録簿・権限・通信障害時の対応を同じ記録につなぐ

漁護署が現在案内する追加条件は、所定の登録簿を少なくとも一年保存することを求めています。入所・退所日、部屋、動物の識別情報、飼い主の連絡先、治療・備考などを含みます。出力画面で日付ごとに項目と不足を確認し、権限のある担当者が所定の形式と実際の記録に照らします。訂正履歴も残し、保存・バックアップ・削除は現行要件に合わせます。ファイルの出力だけで全条件への適合が証明されるわけではありません。

飼い主は自分の動物、受付は申し込みと書類、飼育担当は必要な指示と緊急連絡先、清掃担当は部屋と清掃、会計担当は入金を確認します。すべての役割に一律で、書類のダウンロード、連絡先の全項目、すべての写真へのアクセスを許可する設定にはしません。通信障害時には日付・版・動物番号を付けた印刷一覧に実施時刻と例外を記入。復旧後は元の作業に一件ずつ紐づけて照合し、同期操作で全項目を完了扱いにしないようにします。

既存のペットホテル向けソフトや会計ソフトとの連携は、実際のアカウント、API資料、読み書きできる項目、データの扱いを確認します。Gingrの公開API資料には動物、予防接種、ケア、宿泊設備、予約、請求書などのリソースがあります。ただし掲載だけで、そのアカウントの利用権限や他サービスへの接続が確定するわけではありません。記録を確定するシステムと、転送失敗を照合・修復する担当者を決めます。

AFCD — Additional conditions and prescribed register (August 2025) · Gingr — Public API documentation

支払い前に、二頭・四泊・延泊の流れを確認する

ProAppは支払い前にデモを提供します。ペットホテルのシステムなら、受付・飼育・清掃・会計の分担に合わせて確認する操作を相談し、架空の飼い主と二頭で滞在全体をたどれます。各担当者が次の作業を見つけられるか、飼い主に示す確定内容、ケアの更新、お迎え案内が正しいかを確認します。

• 四泊を申し込み、一頭の書類を不足させて再提出・個別確認します。二人で最後の部屋を同時に確定し、二重割り当てがないか確認します。
• 到着時に持ち物を確認し、一頭だけに昼食を追加します。食べなかったことと回答待ちを記録し、指示を変更。次の担当者の未対応一覧と飼い主向けの更新を確認します。
• 予定のお迎え時刻を過ぎても延泊を未確定にし、二頭がケア一覧に残るか確認します。翌日の部屋の競合、移動、延泊確定も試します。
• 代理人が一頭を先に迎え、受取人確認、持ち物、残額を照合します。二頭目の退所後に清掃と登録簿出力を確認し、受け渡しの二度押しや印刷一覧の照合で重複がないか試します。