フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 社内記録を取得
- 権限で公開
- 回答を受領
進捗を答えるために、どこを調べているか
顧客から進捗を聞かれるたびに、担当者がCRM、表計算ファイル、書類フォルダーを調べていることがあります。その情報をポータルにコピーするだけでは、古い内容や内部メモを公開しかねません。顧客に見せる情報と、最新情報を管理する場所を決めます。
既存の顧客ポータルでできること
Softrには顧客ポータルとアクセス権限の機能があります。実際の顧客関係とデータを使い、標準設定で対応できるか試しましょう。承認、書類の版管理、CRMへの更新が設定だけで扱えない場合は、追加開発を検討します。
進捗・書類・追加情報をまとめる
まず一つの顧客区分と一つの業務で、進捗、未提出の情報、書類の版、最終更新日時、連絡先を表示します。顧客が送信した内容は確認してからCRMに反映させます。
二社のアカウントで権限を確認する
二つの顧客企業のアカウントで、直接リンク、検索、添付ファイル、エクスポートを試します。その後、一人のアクセス権を削除して再確認します。重複送信やCRM停止時の動作も確認し、画面を隠すだけでなく、データを取得する各経路で権限が適用されることを確かめます。
顧客からよく聞かれる質問を整理する
顧客と社内担当者の役割、閲覧・編集できる項目、利用中のCRM、承認ルールを整理してください。サンプルには個人情報を除いた記録を使います。