ジム予約システム：会員プラン・回数券・キャンセル待ち・パーソナルトレーニング
回数券が残っていても、すべてのレッスンを予約できるとは限りません。グループレッスンの定員、トレーナーの空き時間、部屋、キャンセル待ち、出欠をつなぎ、会員・受付・トレーナーで予定を共有します。
火曜夜のグループレッスンは満員で、ある会員はキャンセル待ちを希望しています。別の会員はパーソナルトレーニングの残り4回分を使い、同じ時間を希望。カレンダーの空白だけでは判断できません。前者には空き枠と対象回数券、後者にはトレーナー・場所・所要時間の確認が必要です。
こうした条件は実際の運用にもあります。PURE香港のFAQにはキャンセル・キャンセル待ち・欠席の扱いがあり、Glofoxのサポート資料では残りクレジット、有効な会員プラン、対象クラスを予約可否の確認項目に挙げています。以下では、グループレッスンと個別指導を提供する施設の業務を、個別開発でどうつなぐかを説明します。
PURE Hong Kong — FAQs · Glofox — Why can’t my member book into class?
会員・受付・トレーナーに必要な画面
会員のスマートフォン画面には、店舗・レッスン・日付の選択、必要回数、空き枠、キャンセル期限、自分の予約を表示します。受付は当日一覧から来館確認、代理予約、変更、キャンセル待ちを扱い、トレーナーは自分の担当枠と出席者、代行予定を確認。時間割の担当者には、決済情報へのアクセスを広げずにトレーナーと部屋のカレンダーを用意できます。
会員プランと回数券の対象を明確にする
グループ8回券とパーソナル4回券は、残数・有効期限・対象を分けて表示します。月額プランにも店舗や週ごとの回数制限があり得ます。確定前に受講日の利用資格を確認し、どの券を使うかを表示。今日有効だからといって、有効期限後のレッスンまで予約できる扱いにはしません。
設計例として、予約確定時に1回分を確保し、受講または欠席処理の確定時に消化する方法があります。会員画面では利用可能・予約中・消化済みを分け、各増減を予約にひも付けます。期限内キャンセルは規則に従って戻し、期限後の消化には理由を表示。受付による残数調整にも理由を残します。
グループの定員と個別指導の空き時間を分けて確認する
グループは固定枠を作り、部屋と使用可能な器具から定員を決めます。マシンが6台なら最大6名です。個別指導は時間の長さと担当者を選び、トレーナー・場所・必要器具が同時に空く枠を探します。グループ指導中のトレーナーに個別予約を重ねず、移動や準備の時間も確保できます。
毎週の時間割を繰り返し作成しても、各回の予約者と出欠は個別に保持します。休暇時には1回だけ、または指定日以降を変更し、対象会員を確認して代行・部屋変更・休講を通知。最後の1枠に同時申込みがあった場合、確定するのは1人だけとし、もう1人にはキャンセル待ちを案内します。
Glofox — Class scheduling · Glofox — Appointment slots and trainer availability
繰り上がりを会員に確実に伝える
キャンセル待ちと予約確定の名簿は分けます。空きが出たら順番に自動で繰り上げるか、次の人へ期限付きで確認を依頼する設計が考えられます。どちらかを申込み時に明示します。Glofoxも通知後の先着予約と自動繰り上げを区別し、自動処理の締切を設定しています。待機リストだけでは運用は決まりません。
繰り上げ前にプラン、残数、重複予約を再確認し、対象外なら理由を残して規則に沿って次の人へ進みます。確定時は会員画面・受付名簿・回数記録を同時に更新。通知には確定済みか返答待ちかを明記します。開始直前の通知失敗は受付の対応一覧に出し、あらかじめ決めた方法で処理します。
入館・レッスン出席・無断欠席を区別する
ジムへの入館スキャンだけでは、特定レッスンへの出席は確認できません。受付や担当者が各回の名簿に出席・遅刻・欠席・キャンセルを記録し、訂正履歴も残します。終了後は未確認者を見直してから回数消化や無断欠席を確定し、同期の遅れをそのままペナルティの理由にしません。
PURE香港の公開ルールでは、直前キャンセルや無断欠席が以後の予約資格に影響します。個別開発では自施設の規則を予約確定前に示し、受付が各記録と予約再開日を確認できるようにします。担当者の都合で休講する場合は施設側のキャンセルとして枠と回数を戻し、会員の無断欠席には数えません。
休会前に影響する予約を確認する
2週間休会しても、プラン内のグループ予約、別購入の個別指導、毎週の固定予約を一律に取り消すとは限りません。開始・復帰日、対象予約、回数券の期限、次回請求予定を確認してから、権限のある担当者が確定する画面にできます。Glofoxの休会資料もプラン内のクラスと別払い予約を区別しています。
復帰時は固定枠の空きを再確認し、以前の予約を戻すために定員を超えないようにします。休館日、器具の保守、臨時休講も同じ時間割で扱い、振替や回数返却が必要な会員を一覧にできます。店舗・グループ・個別指導で異なる規則は、設定と会員画面の両方に明示します。
支払い前のデモで、最後の1枠から出欠確定まで試す
ProAppでは支払い前にデモを確認できます。匿名の会員、2種類の回数券、1週間の時間割、トレーナー1人の空き時間を使い、次の流れで画面と規則を確認する内容を相談できます。施設に合わせて具体的な範囲を整理します。
- 回数券でグループの最後の枠を予約し、別の会員をキャンセル待ちに登録。両者の残数と状態を確認します。
- 期限内キャンセルで繰り上げを試し、期限切れの券や重複予約でも再試行。受付に理由が表示されるか確認します。
- 個別指導の回数券で担当者と時間を選び、その担当者のグループ指導との重複を試します。二重の確定予定が残らないか確認します。
- 受付で出席を記録し、誤った欠席を訂正してから休会の影響を確認。残数・対象予約・通知が一致するか見ます。
まず1店舗・1週間の予定をつなぐ
初版では既存の支払い方法を保ちながら、残数確認・予約・キャンセル待ち・取消・出欠・受付での調整をつなげられます。ヨガやピラティスにはマットやマシンの割当て、少人数指導にはグループごとの定員を追加。複数店舗には相互利用条件や移動時間を加えます。現在の時間割、回数券の規則、受付が手作業で扱う例外を3つ用意すると、具体的に相談できます。
