健身室預約系統：會籍、課堂套票、候補與私人教練排期

會員、前台、教練各自看到甚麼

會員在手機選分店、課程和日期，看到所需堂數、剩餘名額、取消期限及自己的預約。前台用當日課表處理報到、代約、改期與候補；教練看到自己的課節、出席名單和代課安排。負責排課的同事另有教練及房間日曆，可調整課表而不必取得每位會員的付款資料。

會籍與套票要分清楚可用在哪一堂

「八堂團體班套票」和「四堂私人課」應分開顯示餘額、到期日及適用課程。月費會籍亦可能只包指定分店或每週若干次。系統在確認預約前，可按上課日期檢查資格，再清楚顯示會使用哪張套票；不能因今天仍未到期，就讓會員預約到票已過期的日子。

一種做法是確認預約時先佔用一堂，完成課節或按缺席規則結算時才轉成已使用。會員頁列出「可用、已預留、已使用」及每次變動對應的預約；準時取消便按規則釋放，逾時取消則顯示原因。前台補回堂數時要留下理由，不能只改一個總數。

Glofox — Why can’t my member book into class?

團體班看名額，私人課還要看教練和場地

團體班可以先開固定課節，再按房間及可用器材設定人數，例如六部器材最多開六個位置。私人課則先選服務長度與教練，再找教練、房間和所需器材同時有空的時間。教練已帶團體班的時段，不能再接受一對一預約；需要轉場或整理器材時，也可加入間隔。

排課頁可建立每週重複課表，但每一堂仍保留自己的名單和出席記錄。教練請假時，要能只改這一堂或指定日期之後的課節，先列出受影響的會員，再通知改教練、改房或取消。最後一個位置被兩人同時按下時，只能有一人確認成功，另一人可選候補。

Glofox — Class scheduling · Glofox — Appointment slots and trainer availability

候補成功後，會員要知道自己已經有位

候補名單應與已確認名單分開。有人取消後，可以依排隊次序自動補位，或向下一位發出限時確認邀請；採用哪種方式，要在加入候補時說清楚。Glofox 文件本身亦區分通知搶位與自動補位，並設停止自動補位的時間，說明「有候補」仍不足以交代完整規則。

補位前再查一次會籍、堂數及是否撞堂；不合資格便顯示原因並處理下一位。確認成功後，手機預約頁、前台名單和堂數記錄應一起更新，通知亦要標明已確認或仍需回覆。臨近開課而通知未送達時，列入前台待處理項目，按事先訂明的規則處理，避免會員仍以為自己只是候補。

Glofox — Waitlist setup

入場、上課點名與缺席要分開記

會員掃碼入健身室，不代表已出席某一堂。前台或教練應在該課節名單標記已到、遲到、缺席或已取消，並保留更正紀錄。課後先覆核未點名的人，再按規則扣堂或記下缺席；不能把尚未同步的點名直接當成 no-show。

PURE 香港的公開規則展示了遲取消和缺席可以影響其後的預約資格。訂製系統可把健身室自己的規則放在會員確認頁，前台查到每次記錄及恢復預約的日期。若教練取消整堂課，則應以場館取消處理，把相關名額和堂數一併還原，避免算到會員的缺席紀錄。

PURE Hong Kong — FAQs

凍結會籍時，先列出會受影響的預約

會員暫停會籍兩星期，已預約的團體班、另購私人課及每週固定位置未必應一律取消。凍結畫面可先列出生效和恢復日期、受影響課節、堂數有效期及下一次收款安排，再由有權限的同事確認。Glofox 的暫停文件也區分會籍內課堂與另付費預約；這是需要逐項處理的業務分別。

恢復會籍後，系統可重新檢查固定課節是否仍有位，不應為了補回舊安排而超收。把場館假期、器材維修及臨時停課放入同一排課流程，也能列出要改期或退回堂數的會員。分店、團體課、私人課各有不同規則時，這些差異應在設定和會員頁清楚顯示。

Glofox — Pausing a membership

付款前看 Demo：由預約最後一個位試到課後點名

ProApp 提供付款前 Demo。可以先用匿名會員、兩款套票、一星期課表及一位教練的可用時間，安排以下流程來看畫面與規則是否配合；具體展示內容按你的健身室需要一起整理。

• 會員用團體班套票預約最後一個位置；另一會員加入候補，兩人的堂數和名單狀態要分得清。
• 第一位準時取消，讓候補補上；再試候補的套票已過期或同時有另一堂，確認前台能看到原因。
• 用私人課套票選教練與時段，再讓同一教練被排入團體班，確認撞期不會產生兩張有效預約。
• 前台點名、教練更正一次誤記缺席，再凍結一段會籍，核對剩餘堂數、受影響預約和通知是否一致。

先接好一間分店的一星期課表

第一版可先完成會員查堂數、預約、候補、取消、點名和前台調整，保留現有收款方式。瑜伽或普拉提館可加墊位或器材位置；小組訓練可按組別限額；多分店再加跨店會籍與教練轉場時間。準備目前的課表、套票規則及最常由前台人手處理的三種例外，便有具體流程可以討論。