ケーキ予約システム：注文期限・日別製造枠・メッセージ・受け取り

ひとつの注文を4つの業務画面で共有する

顧客が選んだ内容を、受注確認・製造・受け渡しの各画面へ引き継ぎます。製造担当には確定した仕様、店頭にはメッセージの最終版と受け渡し情報を表示すれば、決済画像や長いデザイン相談を探す必要がありません。

• 顧客：デザイン・サイズ・味・数量・メッセージ・受け取り店舗を選び、選択可能日と注文状況を確認。
• 受注担当：電話やメッセージ経由の代理入力、特注相談、見積もりの版管理、入金確認、変更依頼を処理。
• 焼成・仕上げ担当：製造日ごとの商品数・サイズ・装飾・確定メッセージを確認し、工程ごとに進捗を更新。
• 店頭担当：時間帯別の受け取り予定、保管位置、入金確認状況、代理受取の情報を確認して引き渡し。

注文期限は商品別に設定し、締切時刻と休業日も計算する

商品設定では、デザイン・サイズ・数量ごとに必要日数を持たせ、暦日か製造営業日かを明示します。例えば、定番品は製造営業日で3日前、複雑なデザインは7日前、15時以降の注文は次の製造営業日から計算する設定が考えられます。数値は例であり、実際の工程に合わせて店舗が決めます。

サイズ・数量・商品を変えたら、最短受け取り日を再計算します。休業日、繁忙期の早期締切、受注停止日も設定。準備日数が異なる商品をまとめる場合は、全品が揃う日を提示し、別々に受け取る場合は予定を分けます。Squareの公式資料にも、商品単位の準備時間設定があります。

Square — Set up items for your website

日別の製造枠は商品と工程ごとに見る

「1日20件まで」だけでは、ケーキ1台とカップケーキ60個の注文を区別できません。まず商品別の日次数量を設定し、共用オーブンの焼成回数、仕上げ時間、冷蔵保管場所などの制約を加えます。例えば定番12台・立体4台でも、合計の仕上げ作業が担当者の稼働時間に収まるかを確認します。数量や上限は店舗で決める設定例です。

作業は実際の製造日に割り当てます。土曜受け取りでも、焼成は木曜、仕上げは金曜という場合があります。各日の枠を確保し、確定・仮押さえ・残数を表示。店頭の代理入力も同じ枠を使い、最後の枠への同時申込みでは一方だけを確保します。

定番品は自動確定、特注品は相談と確認を経て確定

定番品は価格・選択肢・必要工程が決まっているため、注文期限、製造枠、受け取り枠を満たせば受付可能と即時表示できます。入金を確定条件にする場合は両方の枠を期限付きで仮押さえし、確認できた決済結果で確定します。振込画像だけなら確認待ちとし、期限切れの枠は解放。後から届いた入金結果は担当者が対応し、満枠の予定へ自動追加しません。

特注品では、人数、参考画像、デザイン要望、希望日を受け取り、「相談受付済み・注文未確定」と表示します。受注・製造担当が実現性、材料、作業時間を確認し、版と有効期限を付けた見積もりを提示。枠を仮押さえするか、その期限も明示します。デザインと見積もりの承諾、店側の日程承認、必要な入金確認を経て製造指示を作成し、デザイン変更時は再確認します。

メッセージは原文を保持し、食事上の要望は店舗が確認する

プレートやケーキ表面の大きさに合わせ、対応言語・文字数・記号を設定します。送信前に全文を見せ、綴り、大文字・小文字、句読点、改行を保持。名前を自動翻訳や自動修正しません。製造指示には顧客の承認版、承認時刻、変更履歴を表示し、仕上げ担当が文字を照合します。文字配置のプレビューは、手書きの仕上がりそのものではないと分かる表示にします。

商品ページでは、店舗が確認した原材料、アレルゲン情報、共用厨房での交差接触に関する注意を分けて表示できます。アレルギーや食事上の要望は原文で記録し、指定担当者が受注可否を判断します。「ある材料を加えない」という選択を、アレルゲンが含まれない保証にはしません。記録機能は情報共有を助けるもので、店舗の食品取扱いの判断に代わるものではありません。

DECI PASTRY — Ordering, collection and allergen FAQ

製造リストから時間帯別の受け渡しへ

確定後、焼成リストは日付・味・サイズごとに数量を集計し、仕上げリストには注文別のデザイン、メッセージ、画像の版を残します。焼成、仕上げ、文字確認、梱包が完了してから「受け取り可能」に更新。箱の注文番号を保管位置にひも付け、出力・印刷したリストにも作成時刻を付けて旧版を識別できます。

受け取り枠は、例えば30分ごとの引き渡し可能件数など、店頭の対応力で設定し、厨房の製造枠とは分けます。Squareの公式設定にも受け取り時間帯ごとの件数上限があります。通知には場所、確定時間帯、注文番号、店側が用意した保存案内を記載。来店時に注文や受取コードを照合し、引き渡し時刻と担当者を記録して二重受け渡しを防ぎます。

Square — Set up pickup options for your online ordering profile

文字変更・日程変更・急な休業を未処理のまま埋もれさせない

顧客の変更依頼と店舗が承認した変更を分け、代替案が確定するまでは元の約束を保持します。製造担当の確認が必要なら確認待ちを表示し、担当者へ通知。変更内容、承認者、適用時刻を残します。

• 文字入れ後の名前変更：元の文字が完成済みと表示し、作り直しの可否と対応を確認して新版を発行。旧版は有効な製造指示から外します。
• 日程変更・取消：着手状況と変更先の空きを確認し、注文時に示した店舗ルールで対応。再利用できる製造枠だけを戻し、完成品の取消で材料や作業時間が戻った扱いにはしません。
• 材料欠品・設備故障・天候による休業：対象商品と日付の新規受付を止め、連絡が必要な確定注文を一覧化。代替の味や日程は顧客の同意を得て確定し、通知失敗、早い来店、未受取も追跡します。

工房・複数店舗・季節商品の運用に合わせる

完全予約制の工房なら、週ごとの受け取り日と製造数を限定できます。中央厨房と複数店舗では製造枠を共有し、受け取り枠は店舗別に分け、店舗間の引き継ぎも記録。カップケーキや季節のギフトには、味別の最低数量、製造単位の倍数、注文締切を設定できます。既存の決済や通販が使える場合は、確定注文を製造予定へ渡し、完成・受け取り可能の状態を返す接続も考えられます。

支払い前のデモで、商品選択から受け取りまで確認する

ProAppはお支払い前にデモを提供しています。この種のシステムなら、定番商品2つ、特注デザインの要望1つ、実際の注文期限と受け取りルールをもとに、次の場面を確認できます。顧客・受注・製造・店頭それぞれの操作をたどり、共有すべき情報と人の確認が必要な箇所を確かめます。

• 定番品を選んでから準備日数の長い商品へ変更し、候補日が変わるか確認。最後の製造枠を使った後は、次の注文に別の日を提示するかを見ます。
• 特注画像と要望を送っても相談段階に留まることを確認し、見積もり、製造日程の承認、顧客の承諾、必要な入金確認を経て製造へ進めます。
• 中国語と英語を混ぜたメッセージを承認した後、変更を依頼。顧客画面、仕上げ指示、店頭画面が同じ承認版を示すかを確認し、食事上の要望の確認待ちも試します。
• 仕上げと梱包を完了して受取案内を出し、時間帯変更、代理受取、使用済みコードを試して、店頭で次の対応が分かるか確認します。