見積・受注システム：版管理、承認、引き継ぎをつなぐ

営業が見積もりを修正し、承認者が確認し、業務担当者が受注を登録する。それぞれが正しい版で作業できる画面の流れを紹介します。

ProApp公開 2026-10-07読了目安：6分

顧客が価格を問い合わせ、数量を変え、配送を追加して再見積もりを依頼する。営業が書類を更新し、承認者がメールで承認しても、業務担当者が前の版で受注を登録してしまうことがあります。見積・受注システムなら、これらの操作を同じ問い合わせにまとめ、確定内容と次の作業を共有できます。

CRMや見積ツールには、すでに関連機能があります。HubSpotにも見積承認があり、利用方法は製品と契約によって異なります。ここでは、問い合わせ、版管理、承認、受注への引き継ぎ画面を紹介します。既存ツールを残す場合は、未接続の部分を補う方法もあります。

問い合わせ画面に商品、添付資料、対応をまとめる

営業は顧客、連絡先、品目、数量、希望日、配送条件を記録します。添付資料、質問、回答も同じ画面に置きます。一覧には担当者と「情報待ち」「見積作成中」「承認待ち」「送信済み」などを表示し、交代した担当者も顧客の最終確認内容を把握できます。

見積画面には品目、仕様、単価、値引き、配送費、有効期限、支払条件をまとめ、会社の形式で書類を作れます。数量の変更では新しい版を作り、変更者、日時、変更点を残します。当時送ったファイルも開けるようにし、メールで言及された版を確認できます。

版の比較では、数量、金額、条件の違いが分かるようにします。承認済みの内容を変えた場合は社内ルールに従って再承認し、以前の履歴も残します。社内承認と顧客の承諾を分け、上司が承認しただけで受注扱いにしないようにします。

承認者は待ち一覧から指定の版を開き、合計額、確認する値引きや条件、営業の説明を見ます。承認や差し戻しではコメントを残し、営業は同じ記録を補足して再提出します。承認できる人や追加確認が必要な条件は、会社の手順に合わせます。

確定した見積もりから受注を登録する際は、品目、数量、金額、納品情報を引き継ぎ、両者を結び付けます。後から変更があれば、受注の修正か追加注文かを決め、対応を表示します。処理が始まった内容をそのまま上書きしないようにします。

別の受注システムと連携する場合は、送信中の記録、登録番号、失敗理由を確認できるようにします。タイムアウト後は登録済みかを調べてから再試行し、再度押しても同じ結果に戻します。エラーのたびに手入力で別の注文を作る必要を減らせます。

引き継ぎ一覧には準備する商品、納品日、顧客の確認事項、担当者を表示します。必要に応じて分納、請求、入金状態を加え、各担当者が自分の作業を扱います。見積、受注、納品、請求の番号を結び付け、問い合わせを順にたどれるようにします。

ProAppは支払い前にDemoをご用意します。機密情報を伏せた見積ひな形、承認手順、受注項目を基に、会社に合う流れを相談できます。問い合わせと初版を作り、数量を変え、差し戻して補足し、改訂版を承認して受注と引き継ぎ一覧まで確認します。

営業は送信済みの版を探せるか、承認者は変更内容を見られるか、業務担当者は正しいデータを受け取れるかを確認します。連携失敗と再クリックも試し、履歴と受注件数を見ます。見積表の見た目だけより、日常業務に合うかを判断しやすくなります。