蛋糕預訂系統：提前期、每日產能、題字與取貨安排

同一張訂單，四種工作畫面

系統可以把顧客的選擇直接帶到接單、製作與取貨畫面，減少同事從聊天記錄抄寫資料。每個角色看到自己需要的內容，師傅毋須翻閱付款截圖，門市亦不用從整段設計討論尋找最後的題字。

• 顧客：選款式、尺寸、口味、數量、題字和取貨地點，查看可選日期及訂單狀態。
• 接單同事：處理電話或訊息代落單、訂製查詢、報價版本、付款核實及修改要求。
• 焗製與裝飾同事：按製作日查看各款數量、尺寸、需要的裝飾及已確認題字，逐項標記進度。
• 門市同事：按時段查看待取訂單、包裝位置、已核實付款及代領安排，核對後完成交收。

提前期跟產品走，日期要計到截單與休息日

商品設定頁可以為不同款式、尺寸或數量設定提前期，並寫清楚按日曆日還是製作工作日計算。例如店方自行訂明：常規款提早三個製作日、複雜造型至少七個製作日，下午三時後的訂單由下一個製作日起計。這些數字只是示例，應由店方按實際工序決定。

顧客改尺寸、加數量或換款式後，最早取貨日要重新計算。休息日、節慶提早截單和暫停接單日期各有設定；同一購物籃如有不同提前期，可先按最遲可完成的一款提供共同取貨日，想分開取貨便另建安排。Square 官方文件亦有商品準備時間設定，支持把時間規則放在商品層處理。

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每天可以做多少，要分款式和工序看

產能表不能只有「每日最多二十張訂單」。一張單可能是一個蛋糕，也可能是六十個杯子蛋糕。可以先設定各款每日數量，再按共用焗爐、裝飾時數或冷藏位置加上共同限制。例如某日常規款上限十二個、造型款四個，仍要看兩者合計有沒有超出裝飾同事當天可用的時間；數量和時間均屬店方設定的示例。

排程應落在真正做工的日期：星期六取貨，可能星期四焗製、星期五裝飾。接單時要一併預留這些日期的產能，並列出已確認、暫留和剩餘數量。門市代落單亦用同一份餘額；當兩位顧客同時要最後一個製作名額，只能有一張單成功預留。

常規款可以即時確認，訂製款先談好再排期

常規款的價格、可選配搭和製作時間已有定義，可在提前期、產能及取貨時段全部符合時，即時確認可接單。如店方要求付款才正式落實，結帳時先限時預留製作與取貨名額，收到可核實的付款結果才轉為已確認；單純上載轉帳截圖仍可標示待核實。付款逾時便釋放暫留，遲到的付款結果交同事處理，不能直接擠入已滿的排程。

訂製款則先收集份量、參考圖片、造型要求和希望取貨日，顯示「查詢已收到，尚未確認」。接單同事與師傅核實可做部分、材料及所需時間後，發出有版本和有效期的報價，說清楚有否暫留產能及何時到期。顧客接受款式與報價、店方核准排期並完成所需付款確認後，才產生製作單；更改設計須重查報價和產能。

題字保留原文；飲食要求交由店方核實

題字欄可按朱古力牌或蛋糕表面的大小，設定可接受語言、字數及符號。顧客送出前看一次完整文字；系統保留大小寫、標點及換行，不擅自翻譯或「修正」人名。製作單顯示顧客確認的版本、確認時間和後續修改，裝飾同事完成題字後再勾選覆核。若預覽只顯示文字排列，就應說明它不代表手寫成品的精確外觀。

產品頁可分開列出店方核實的成分、致敏原資訊及共用廚房的交叉接觸提示。顧客提出過敏或特別飲食要求時，記錄原文並轉交指定同事，待店方回覆能否承接；不能把勾選「不加某種材料」當成無致敏原保證。這項記錄功能是協助傳遞資訊，並不代替店方的食品處理判斷。

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從製作清單，到分時段交收

確認後，焗製清單可按日期、口味及尺寸合併數量；裝飾清單仍逐單保留款式、題字和圖片版本。完成焗製、裝飾、題字覆核及包裝後，才標記「可取貨」。盒上訂單編號可對應包裝位置，門市不必打開每個盒找蛋糕；清單匯出或列印亦保留產生時間，方便辨認舊版本。

取貨時段則按門市交收能力設定，例如每三十分鐘可處理多少單，與廚房的每日產能分開計。Square 的官方設定亦把取貨窗口訂單上限列為獨立項目。顧客收到的通知可列取貨地點、已確認時段、訂單編號及店方提供的保存提示；到場後核對訂單或取貨碼，再記錄交收時間及操作同事。同一張單不能重複標記取走。

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改字、改期和臨時停工，要留下可跟進的狀態

「顧客提出修改」和「店方已接受修改」應分開。訂單保留原來的承諾，直到同事確認新安排；需要製作同事重看時，顯示待覆核並通知負責人。任何修改都記錄改了甚麼、誰確認及何時生效。

• 已做題字後改名字：標示原題字已完成，由同事確認能否重做及相關安排，再發出新版本，舊字不再出現在有效製作單。
• 改期或取消：先看是否已投入製作及新日期有否產能，再按訂購時顯示的店舖規則處理。只有確實可重新使用的製作名額才放回；已做好的蛋糕不會因按取消而變回原材料。
• 原材料缺貨、設備故障或天氣停工：暫停受影響款式與日期的新單，列出需聯絡的已確認訂單。替代口味、改期或其他方案要由顧客確認，並追蹤通知未送達、提早到場和逾時未取等情況。

同一流程，可配合工作室、分店和節慶批次

只做預訂的工作室，可限定每週取貨日及每批數量；有中央廚房和分店時，則共用製作產能，分開各店取貨名額，加入送往分店的交接記錄。杯子蛋糕或節慶禮盒可按每款最低數量、整批倍數及截單日接單。若店舖原有收款或網店工具仍合用，可把已確認訂單帶入製作表，再回寫完成及可取貨狀態，讓同事不用重複輸入。

付款前看 Demo，試一次由選蛋糕到取貨

ProApp 提供付款前 Demo。討論這類系統時，可以先帶兩款常規蛋糕、一款訂製造型的要求、店內真正在用的提前期和取貨安排，以下列情境作示範重點。顧客、接單、製作和門市各走一次自己的步驟，就能看清楚哪些資料要共用、哪一步仍需人手確認。

• 選常規款，再改成需要較長提前期的款式，檢查日曆會否重新提供可行日期；把最後一個製作名額用完，另一張單應看到其他日期。
• 送出訂製圖片與要求，檢查它仍是待評估查詢；接單同事報價、師傅確認排期、顧客接受後，才按付款規則進入製作。
• 確認一句中英混合題字，再申請改字；比較顧客頁、裝飾單和門市頁是否都顯示同一個已批准版本，並試一次待核實的飲食要求。
• 按清單完成裝飾與包裝，發出可取貨通知；試一次改取貨時段、代領核對及重複取貨碼，確認門市知道下一步怎樣處理。