员工排班系统：从可工作时段、换班到工时导出

员工先填可工作时段，休假另行确认

员工的「我的时段」页面可填每周固定可工作时间，再加某一天的例外、偏好分店及生效日期。例如阿晴平日可上下午班，但 10 月 21 日只可上早班。页面分清「可安排」「不方便」「希望安排」，不要把偏好当成已承诺班次。已发布班表之后改时段，也要显示哪些现有班次受影响，交排班同事处理。

休假申请有独立的待处理、已批准、已拒绝及撤回状态，保留决定者、时间与日期范围。排班页面看到已确认不能安排的时段；同事班表只需显示不可安排，不必公开休假原因或附件。公司若区分兼职报时段及固定轮班，可用不同填写方式，仍关联同一名员工。Workstem 的员工报可用时段文档提供了现有工具的操作例子。

Workstem — Employee self-report availability

每格有分店、技能和人数，才知道缺什么

排班同事的周视图，以分店及日期排列班次；每班列出开始、结束、休息安排、工作岗位及所需人数。旺角星期五晚班需要两人，其中至少一人可关店。放入一名只懂补货的同事后，格子仍提示「缺关店资格」，不能因为人数足够就显示全部符合。员工可工作的分店、已确认技能及有效期要有可查记录。

同一人在两店重叠、已批准的休假、两班之间未留足公司设置的转店时间，以及不符合公司休息安排，都列成具体冲突。提示要说明哪两个班次有问题，并让排班同事改人或改时段。草稿可先留缺位，再找合资格同事；自动建议也只提出候选人，不能代员工承诺可工作或自行修改公司规则。

发布后，员工看到的是哪一版班表？

发布前先检查未填班次及冲突，再生成有日期、版本和发布人的班表。员工手机的「我的班次」列出分店、时间、岗位、休息及当前版本；可另看获准公开的同事安排。草稿不混入正式班表。发布后改一个班次，保留原版本，列明变动和生效时间，再通知受影响的人；发出通知与员工已阅分开记录，发送失败进入待跟进清单。

让出一个班次，与交换两个班次分开做

阿晴在星期五班次按「找人代班」，列出这一班的时间、分店及所需技能，发给合资格同事。阿俊愿意接下，但没有要求阿晴代他另一个班次，这是让班。本文例子采用需经排班人员批准的方式：阿俊接受只生成待批准请求，在批准前页面仍显示原定由阿晴工作，并清楚提醒两人尚未完成转交。

若阿晴想把自己的星期三早班换成阿俊的星期二晚班，就要选两个班次，让对方确认交换内容，再核对两人换后的时段、技能及分店。任何一方不合适，整组都不转交。Microsoft Shifts 文档有同事接受后再批准的换班流程；Deputy 文档则说明普通让班被接下可直接转交，所以是否须批准要按实际做法设置，不能把所有工具说成同一规则。

Microsoft Shifts — Request, swap or offer shifts · Deputy — Swap or offer a shift to a coworker

两人同时接班，也只确认一次转交

阿俊与阿欣同时按下接受星期五让班，系统核对最新状态后，只保留一条有效的待批准申请，另一人收到「已有同事接受」的结果。排班同事在请求页面看到原定员工、接班人、当前班表版本及审核项目；批准前再查新休假、另一店班次及技能。若情况已变，就退回处理，不沿用较早的合资格结果。

批准时，系统在同一次更新中修改当班员工、申请状态及班表版本，记录审批人和原因，再通知两人。重复点击批准不能生成第二次转交；两个班次交换则一起成功或一起保留原安排。拒绝、撤回、到期及有人另行修改原班次，都要有明确结果；让班未成功但员工已报病的情况，应另开缺勤及补位处理，不能假设对方仍会到场。

实际工作记录，不覆盖原定班次

星期五由阿俊工作，员工页面可记录上班、休息及下班；没有完整记录就标示待补，不自行用班表时间当实际工时。核对页面并排显示原定 14:00–22:00 和实际记录，保留原始打卡及其来源。员工忘记下班打卡，可提交更正时间和原因；有权审核的同事确认后另存更正结果，不改掉原始记录。

跨夜班要有完整开始及结束日期，例如 10 月 24 日 22:00 至 25 日 06:00，不能只存两个时刻。香港分店页面以 Asia/Hong_Kong 显示；若集成海外薪酬或其他时区服务，要先约定日期归属、时间转换及导出规则。实际时段、休息、已审核工时与最后计薪结果分开，不能仅靠「夜班」名称套一个固定数字。

薪酬同事先审核，再导出同一批工时

薪酬同事的周期页面先列打卡记录不完整、待更正、未审核及已审核，按员工和分店查差异。Microsoft Shifts 的导出文档列出班表及实际工时，也区分原始与修改后资料；定制页面可沿用这种核对方法，让阿俊的已审核工时进入本期，不因旧班表仍有阿晴名字，就把同一段实际工时记到她名下。需处理的差额按公司的计薪方式确认。

导出前预览员工薪酬编号、期间、字段及总时数，生成有批次编号的文件。重复点击下载取得同一批内容，集成重发也沿用同一批次，避免重复创建薪酬项目。下载完成不等于薪酬软件已接受，另记发出、接受或失败结果。导出后才批准更正，就建立关联原批次的修订，由薪酬同事按接收系统的替换或调整方式处理，不能无声覆盖已处理的资料。

Microsoft Shifts — Export the time-sheet report

病假、台风与数据集成，沿用可核对的记录

临时报病时，员工可发出缺勤通知，排班同事查看尚缺的岗位并开补位，另记已联系及已确认人选。台风令分店暂停或调整开店时段，按公司已确认安排更新受影响班次、通知及员工回复；实际工作与薪酬处理仍分开审核。系统不凭某个天气信号自动决定出勤或扣薪，分店有不同安排也要清楚列明。

员工看自己的班次与工时；排班同事看安排所需的时段、技能及缺位；薪酬同事看已审核工时和必要薪酬编号。病假附件、私人联系方式及薪酬资料限制给有工作需要的人，不放在同事班表或通知预览。断网时可用注明版本的班表及人工记录，恢复后按员工和原班次核对，不把未同步资料当成已确认。

集成现有打卡或薪酬软件前，先核对员工、分店和薪酬编号对照，确认哪套系统审核工时、哪套计薪，以及实际可用的 API 或导入格式。Deputy 的集成指引也提出工时与金额以哪一方为准的选择。不能因为公开文档有一个字段就假设账户已能读写；先试一小批匿名记录、失败重发和修订，才知道双方是否对应。

Deputy — Integration guidance for employee and timesheet data

付款前走一次「发布后，星期五要找人代班」

ProApp 提供付款前 Demo。讨论排班系统时，可先按员工、排班及薪酬同事的实际分工，约定要展示的操作，以这家有两间分店的虚构店铺为例，演示一周的操作。带匿名班表、可工作时段及薪酬导入字段，重点看每人能否找到待办，以及员工手机和薪酬导出是否同时反映已确认的转交。

• 填 10 月 19 至 25 日可工作时段及一项休假，排一个人数足够但缺关店资格的班次，修好后发布，再查看员工收到的版本及通知。
• 阿晴让出星期五班次，让两人同时接受；批准前新增接班人的另一店班次，查看冲突，再处理转交及重复点击批准。另试两个班次交换，只让一方不合资格。
• 记阿俊的实际工时及一次漏打卡更正，加入跨夜班，再试病假补位和分店改时段，查看原班表、修改与实际工时仍能分开核对。
• 审核并导出一批工时，重复点击下载及模拟重发；导出后批准更正，查看修订如何关联原批次，以及薪酬同事能否找出未接受项目。