員工排更系統：由可返工時段、換更到工時匯出

員工先填可返工時段，休假另有確認

員工的「我的時段」畫面可填每星期固定可返工時間，再加某一天的例外、偏好分店及生效日期。例如阿晴平日可返下午更，但 10 月 21 日只可返早更。畫面分清「可安排」「不方便」「希望安排」，不要把偏好當成已承諾更次。已發布更表之後改時段，也要顯示哪些現有更次受影響，交排更同事處理。

休假申請有獨立的待處理、已接受、未接受及撤回狀態，保留決定者、時間與日期範圍。排更畫面看到已確認不能安排的時段；同事更表只需顯示不可安排，不必公開休假原因或附件。公司若區分兼職報時段及固定輪班，可用不同填寫方式，仍連回同一名員工。Workstem 的員工報可用時段文件提供了現有工具的操作例子。

Workstem — Employee self-report availability

每格有分店、技能和人數，才知道缺甚麼

排更同事的星期畫面，以分店及日期排列更次；每更列出開始、結束、休息安排、工作崗位及所需人數。旺角星期五晚更需要兩人，其中至少一人可關店。放入一名只懂補貨的同事後，格子仍提示「欠關店資格」，不能因人數夠便顯示全綠。員工可返工的分店、已確認技能及有效期要有可查的紀錄。

同一人在兩店重疊、已批准的休假、兩更之間未留足公司設定的轉店時間，以及未達公司休息安排，都列成具體衝突。提示要說明哪兩更有問題，並讓排更同事改人或改時段。草稿可先留缺位，再找合資格同事；自動建議也只提出候選人，不能代員工承諾可返工或自行修改公司規則。

發布後，員工看見的是哪一版更表？

發布前先檢查未填更次及衝突，再產生有日期、版本和發布人的更表。員工手機的「我的更次」列出分店、時間、崗位、休息及當前版本；可另看獲准公開的同事安排。草稿不混入正式更表。發布後改一更，保留原版本，列明變動和生效時間，再通知受影響的人；送出通知與員工已閱分開記錄，發送失敗進入待跟進清單。

讓出一更，與交換兩更分開做

阿晴在星期五更次按「找人頂更」，列出這一更的時間、分店及所需技能，送給合資格同事。阿俊願意接下，但沒有要求阿晴代他另一更，這是讓更。本文例子採用待排更同事批准的方式：阿俊接受只產生待批准要求，在批准前畫面仍顯示原定由阿晴返工，並清楚提醒兩人尚未完成轉交。

若阿晴想把自己的星期三早更換成阿俊的星期二晚更，就要選兩個更次，讓對方確認交換內容，再核對兩人換後的時段、技能及分店。任何一邊不合適，整組都不轉交。Microsoft Shifts 文件有同事接受後再批准的換更流程；Deputy 文件則說明普通讓更被接下可直接轉交，所以是否須批准要按實際做法設定，不能把所有工具說成同一規則。

Microsoft Shifts — Request, swap or offer shifts · Deputy — Swap or offer a shift to a coworker

兩人同時接更，也只確認一次轉交

阿俊與阿欣同時按下接受星期五讓更，系統核對最新狀態後，只保留一個有效待批准接受，另一人收到「已有同事接受」的結果。排更同事在要求畫面看到原定員工、接更人、目前更表版本及覆核項目；批准前再查新休假、另一店更次及技能。若情況已變，就退回處理，不沿用較早的合資格結果。

批准後，同一次更新改好更次負責人、要求狀態及新更表版本，留下操作人和原因，再通知兩人。重按批准不能產生第二次轉交；兩更交換則一起成功或一起保留原安排。拒絕、撤回、到期及有人另行修改原更次，都要有明確結果；讓更未成功但員工已報病的情況，應另開缺勤及補位處理，不能假設對方仍會到場。

實際返工記錄，不覆蓋原定更次

星期五由阿俊返工，員工畫面可記錄上班、休息及下班；未有完整紀錄就標示待補，不自行用更表時間當實際工時。核對畫面並排顯示原定 14:00–22:00 和實際紀錄，保留原始打卡及其來源。員工忘記下班打卡，可提交更正時間和原因；有權覆核的同事確認後另存更正結果，不改掉原始紀錄。

跨夜更要有完整開始及結束日期，例如 10 月 24 日 22:00 至 25 日 06:00，不能只存兩個鐘數。香港分店畫面以 Asia/Hong_Kong 顯示；若接海外薪酬或其他時區服務，要先約定日期歸屬、時間轉換及匯出規則。實際時段、休息、已覆核工時與最後計薪結果分開，不能只靠「夜更」名稱套一個固定數字。

薪酬同事先覆核，再匯出同一批工時

薪酬同事的週期畫面先列未打齊卡、待更正、未覆核及已覆核，按員工和分店查差異。Microsoft Shifts 的匯出文件列出更表及實際工時，亦區分原始與修改後資料；訂製畫面可沿用這種核對方法，讓阿俊的已覆核工時進入本期，不因舊更表仍有阿晴名字，就把同一段實際工時記到她名下。需處理的差額按公司的計薪做法確認。

匯出前預覽員工薪酬編號、期間、欄位及總時數，產生有批次編號的檔案。重按下載取得同一批內容，接駁重送也沿用同一批次，避免重建薪酬項目。下載完成不等於薪酬軟件已接受，另記送出、接受或失敗結果。匯出後才核准更正，就建立連到原批次的修訂，由薪酬同事按接收系統的替換或調整方式處理，不能無聲覆蓋已處理的資料。

Microsoft Shifts — Export the time-sheet report

病假、颱風與資料接駁，沿用可核對的紀錄

臨時報病時，員工可發出缺勤通知，排更同事查看尚欠的崗位並開補位，另記已聯絡及已確認人選。颱風令分店暫停或調整開店時段，按公司已確認安排更新受影響更次、通知及員工回覆；實際返工與薪酬處理仍分開覆核。系統不憑某個天氣訊號自動決定出勤或扣薪，分店有不同安排也要清楚列明。

員工看自己的更次與工時；排更同事看安排所需的時段、技能及缺位；薪酬同事看已覆核工時和必要薪酬編號。病假附件、私人聯絡及薪酬資料限制到有工作需要的人，不放在同事更表或通知預覽。斷網時可用註明版本的更表及人工記錄，恢復後按員工和原更次核對，不把未同步資料當成已確認。

接現有打卡或薪酬軟件前，先核對員工、分店和薪酬編號對照，確認哪套系統覆核工時、哪套計薪，以及實際可用的 API 或匯入格式。Deputy 的接駁指引也提出工時與金額由哪一方作準的選擇。不能因公開文件有一個欄位便假設帳戶已能讀寫；先試一小批匿名紀錄、失敗重送和修訂，才知道兩邊有沒有對上。

Deputy — Integration guidance for employee and timesheet data

付款前走一次「發布後，星期五要找人頂更」

ProApp 提供付款前 Demo。討論排更系統時，可先按員工、排更及薪酬同事的實際分工，約定要展示的操作，用這間虛構兩分店店舖走完一星期。帶匿名更表、可返工時段及薪酬匯入欄位，重點看每人能否找到待辦，以及員工手機和薪酬匯出是否同時反映已確認的轉交。

• 填 10 月 19 至 25 日可返工時段及一項休假，排一個人數夠但欠關店資格的更次，修好後發布，再查看員工收到的版本及通知。
• 阿晴讓出星期五更次，讓兩人同時接受；批准前新增接更人的另一店更次，查看衝突，再處理轉交及重按批准。另試兩更交換，只讓一邊不合資格。
• 記阿俊的實際工時及一次漏打卡更正，加入跨夜更，再試病假補位和分店改時段，查看原更表、修改與實際工時仍能分開核對。
• 覆核並匯出一批工時，重按下載及模擬重送；匯出後批准更正，查看修訂如何連回原批次，以及薪酬同事可否找出未接受項目。