来訪者受付システム：招待・到着通知から入館証の返却まで
来客が到着しても、訪問先の社員は別の階にいる。招待、受付、迎えの確認、退館をつなぎ、受付担当者・社員・来訪者がそれぞれ次の行動を把握できるようにします。
事務所とショールームを持つ会社を想定します。午前は商談、昼は面接、午後は業者の訪問。受付が持っている情報が数通のメールだけだと、時間変更、担当社員の外出、入館証の未返却を、その都度確認しなければなりません。
実際の製品もあります。Ricoh香港は事前登録、非接触チェックイン、来訪者の一括登録を紹介し、Envoyは到着通知や複数の退館記録方法を説明しています。以下では、自社向けに設計できる機能として、招待から退館までの画面と操作を具体化します。
Ricoh Hong Kong — Visitor Management · Envoy — About notifications · Envoy — How to sign out visitors
社員は招待を送り、受付は当日の予定を見る
訪問を受ける社員が日付、時間帯、場所、氏名、必要な連絡先を入力し、商談・面接・業者訪問などの区分を選びます。有効期限付きの登録リンクに住所、階、道順、到着時の連絡先を載せられます。変更や中止の際は、元の招待の状態も更新します。
受付一覧は時間と拠点で並べ、「到着前」「迎え待ち」「対応中」「退館済み」を表示できます。団体は予定を共有しつつ、一人ずつ到着と退館を記録。5人の予定で3人しか来ていなければ、全員を入館扱いにしません。未到着の人も在館人数には含めません。
到着時は必要事項を確認し、予約なしの来訪にも対応する
来訪者はスマートフォンで招待を開くか、受付でコードを読み取ってもらい、氏名、会社、訪問先を確認し、必要な案内を読みます。コードは予約を呼び出すためのもので、本人確認や入館許可そのものではありません。有人確認が必要なら保留状態を表示し、受付・警備担当者が社内手順で対応します。
予約がない場合は、受付が訪問先を確認して当日受付の記録を作れます。共用端末に全社員の電話番号や他の来訪者一覧を出さない設計にします。スマートフォンの電池切れや画面操作が難しい場合は受付が代行し、担当者と時刻を記録。完了後は最初の画面に戻し、情報を残さないようにします。
通知を送った後、誰が迎えに行くかを確認する
到着通知には受付場所と、「迎えに行く」「別の社員に依頼する」などの操作を用意できます。受付側では待ち時間、直近の通知、返答を確認。所定の時間内に返答がなければ予備の担当者へ引き継ぎます。メールが送れただけで、対応済みにはしません。
メール、Teams、Slackとの連携は、実際のアカウントと権限を確認して設計します。例えばEnvoyのTeams向け受付機能の資料には、アプリの利用ポリシーが通知を妨げる例があります。個別開発では通知失敗を受付の対応一覧に出し、同じ訪問番号で再送や電話連絡に切り替えられます。
入館証と訪問・退館記録を照合する
入館が確認されたら、当日用ラベルを印刷するか、番号付きの貸出用入館証を訪問に割り当てます。発行、再発行、返却を記録し、用紙切れでも受付データは保持。再印刷で訪問を重複させません。入退室設備と連携する場合は、通行可能エリア、有効時間、権限取消の結果も別に表示します。
退館は本人の操作、担当社員の確認、受付での入館証回収から記録し、方法と時刻を残せます。未処理の訪問は確認待ち一覧へ。時刻ルールで記録を閉じる場合は「自動終了・未確認」と明示し、予定終了時刻を実際の退館時刻として扱いません。在館一覧にも更新時刻と未確認項目を表示し、緊急時の点呼では現地で確認します。
訪問目的に合わせ、全員に長いフォームを求めない
ショールームなら営業担当者と見学時間、面接なら採用担当者にだけ見せる訪問目的、業者なら作業場所・現地連絡先・事前確認書類を扱えます。再訪時は既存情報を確認しつつ、訪問記録は毎回分けます。案内や書類が更新された場合も、その訪問に必要な項目だけを求められます。
受付には当日の来訪情報、担当社員には自分の来客、設定・サポート担当者には端末や通知のエラーを表示できます。保存期間、出力権限、削除手順は会社の利用目的に合わせて設定します。通信障害時は限定的な未同期記録や手作業で対応し、復旧後に照合。古い表示をリアルタイムの在館状況と見せないようにします。
支払い前に、担当社員がすぐ迎えに行けない場面を試す
ProAppは支払い前にデモを提供します。来訪者受付では、架空の氏名、実際の受付体制、よくある訪問を使って、確認する流れを相談できます。受付担当者、来客を迎える社員、機器を支える担当者が、来訪者への案内と例外時の役割を確認します。
- 3人を招待し、2人だけを受付。迎え待ちが2人、未到着が1人と表示されるか確認します。
- 担当社員が返答しない場合の引き継ぎと、通知失敗時の再送・手動連絡の記録を確認します。
- 用紙切れと再印刷で訪問が重複しないか、変更前の古い招待を使うとどうなるかを試します。
- 1人は入館証を返却し、もう1人は退館操作を忘れた状態にします。退館確認済み・確認待ち・自動終了を見比べ、共用端末に前の人の情報が残らないかも確認します。
まず一つの受付で、訪問を最後までつなぐ
匿名の来訪予定、現在の招待文、入館証の扱い、担当者一覧を用意します。まず招待、到着、通知、迎え、退館をつなぎ、誰が対応中かを一つの記録で追えるようにします。複数拠点や入退室設備は必要に応じて追加し、連携ごとに確認。すべての訪問を複雑な承認手続きにする必要はありません。
