フローは設計を説明するための例であり、顧客事例ではありません。
- 一致を分類
- 確認・変換
- 取込を照合
似た顧客記録を統合してよいか
一人が複数のメールアドレスを使ったり、別の支店が同じ会社名を使ったりします。名前や電話番号だけでまとめると、別の顧客を統合してしまうことがあります。担当者、対応履歴、添付ファイルとの関係も保って移行する必要があります。
移行先CRMの重複処理を確認する
移行先CRMの重複処理を確認します。HubSpotでも、データの種類や取り込み方法によってルールが変わります。元の番号や履歴の関係をそのまま扱えない部分は、取り込む前に整理・変換します。
少量のサンプルで統合を試す
少量のサンプルで、確実に同じ顧客、要確認、統合してはいけない記録を分けます。新旧の番号、統合理由、取り込めなかった記録を残します。本番前にバックアップを取り、後から更新するときの重複防止も決めておきます。
履歴と添付も移行できているか
件数、対応履歴、添付ファイル、担当者を照合し、一部の顧客の経過も確認します。同じファイルを再び取り込んでも記録が増えないか試しましょう。曖昧な一致は人が判断し、誤った統合を調べて修正する手順も確認します。
統合してはいけない例を用意する
個人情報を除いたエクスポート、項目の対応表、既存の記録番号を用意してください。似ていても別々に扱う顧客の例も含めます。