攝影棚租借系統：棚期、共用燈具、清場與超時結算

由詢問檔期到交場，各人用哪個畫面

租棚人可以是攝影師、製片或品牌團隊的聯絡人。手機預約頁列出棚的尺寸、背景、可用時間、所包器材及另外租借項目；租用單則顯示已確認內容、待回覆問題和入場資料。攝影師或燈光師只有另外預訂，才列為服務項目及排期條件。

• 預約同事：並排查看兩棚日曆、暫留期限、器材衝突及待確認申請。
• 現場及器材同事：當日交收清單、實際到場人數、已交出的燈具、原有瑕疵及完場檢查。
• 財務同事：租金、預付訂金、保證金／押金、額外費用及退款進度。器材同事毋須看到客戶全部付款資料。

申請先問拍甚麼、幾多人、何時進場

申請可分開填首選及備選時段、拍攝用途、全體到場人數、背景顏色和器材需求。人數包括模特兒、化妝師、助理及客戶代表；若人數超出場地設定的上限，先要求調整安排。人數附加費與可容納人數分開設定，不能付了附加費便自動越過上限。

大型道具、寵物、需要收音、煙霧效果或濕水拍攝，可按場地實際服務加入問題，交由同事確認可否安排。備選時間只是另一個選項；除非同事明確暫留，否則不應把幾個時段全部佔住。

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兩個棚有空，也可能只夠一套燈

場地日曆旁可加器材日曆，把棚內固定配備和兩棚共用的器材分開。租用方案包兩盞燈，也要實際留起兩盞；加租燈頭、柔光箱、觸發器或電池時，清單列出數量及配套，避免只留了燈頭卻沒有相容配件。

例如兩棚共用三盞持續燈，A 棚已留兩盞，B 棚同時申請兩盞，系統便要指出差一盞，讓同事提出改時段或替代器材。維修中的燈具不計入可用數量；跨棚搬運、電池充電及測試需要的間隔也要留起。SimplyBook.me 的 Related Resources 文件展示了房間及數量有限的器材可一起限制可預約時段；這篇的跨棚交收安排則是按租棚工作延伸的設計。

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把佈景、拍攝、清場放進同一條時間線

預約摘要可同時顯示准許進場、預計開拍、開始清場和須交場時間。例如示範租期為 14:00–18:00，當中 14:00–14:30 佈景、17:30–18:00 拆燈及清理，租棚人便知道實際拍攝時間較短。這些時間是例子，應按場地規則和租棚人的安排調整。

The Hive 的公開條款把 setup 和 take down 計入租用時間；Image Master 另列準備時間安排。系統應保存每張租用單確認時採用的規則。場方自己需要的檢查或重新整理時間，可在日曆額外封鎖，並與客戶付費租期分開顯示。

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暫留、正式確認和收款各有狀態

租用單可由「待回覆」轉為「暫留至某時」，待場地及器材核對、所需付款確認後才轉為「已確認」。暫留須同時佔用相應棚及器材，並有到期時間；到期釋放後才收到付款，應列為待處理，重新查檔期，不能直接搶回已分配給另一組的器材。

預付租金的訂金與完場後處理的押金要分開列帳。客戶從確認頁看到租期、器材、全體人數、取消／改期條件及付款狀態；改期時先試算新時段能否容納整套安排，成功確認後才一起釋放舊資源。重複按確認或重複收到入帳通知，也只應形成一張有效租用單。

入場先點收，完場再逐項交還

當日交收頁可由預約帶出器材清單，記錄實際進場時間、人數及交出的器材編號。入場時先記下背景紙、地板、道具或燈架已有的瑕疵，必要時附照片，讓租棚聯絡人查看。現場加一盞燈或換配件，也即時加在同一張單，並再次檢查後續預約。

交場時記錄人員及物品離場、場地回復、器材及附件歸還。燈具已交回卻未測試，可顯示「已收回、待檢查」；少了一個觸發器，便保持待跟進。房間可以已交場，器材仍待檢查，押金亦可仍待結算，三者毋須勉強共用一個完成狀態。

加鐘前，先看下一組和共用器材

拍攝中申請加半小時，現場頁應先列出棚、燈具及整理間隔是否仍有空，再顯示按這張單規則計算的費用。經確認才延長租用；若下一組已安排進場，就顯示不能延長的原因。即使棚有空，也可能只有部分器材可以繼續使用，需由租棚人接受調整後再確認。

未經確認而遲交場，則保留原定、獲批延長及實際交場三個時間，再交同事核對超時費。客戶遲到不會自動把完場時間推後；若是場地未準備好或器材故障，記錄原因和同意的調整，避免一律當成客戶超時。

背景紙用量、損壞及押金逐項核對

完場結算可分租金、加租器材、獲批加鐘、背景紙耗用、額外清潔及其他待確認項目。背景紙可按場地採用的長度或換紙次數記錄，列出顏色、數量、單位和已同意的計法；不要把所有費用塞進一欄「雜費」。

新發現的損壞先留下位置、入場與完場照片、檢查人及租棚人的回應，交指定同事覆核。系統可把有爭議項目標成待確認，再按已同意條件處理押金；上載一張照片不應自動等於扣款。退款要有待處理、已發出、失敗等狀態及付款參考，方便跟進。

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付款前，用兩張爭用燈具的租用單試 Demo

ProApp 提供付款前 Demo。可用虛構租棚資料，按你的棚數、器材清單和交場規則安排以下流程，讓預約、現場及財務同事逐步核對。

• 先替 A 棚留兩盞燈，再替 B 棚申請同款兩盞，看看缺一盞時怎樣提出替代或改期。
• 讓一張暫留過期，再記錄遲來的付款，確認系統會要求重新查棚期及器材。
• 入場時加一位助理和一件配件，核對全體人數、交出清單及後續器材預約。
• 接近交場時申請加鐘，分別試下一組已有預約和仍有空檔，檢查可否延長與費用。
• 完場記錄背景紙耗用、原有刮痕及一件待檢查器材，走到費用覆核和押金退款，核對客戶看到的明細。

先把一日租用接通，再加入不同拍攝安排

第一版可先處理兩棚日曆、共用器材、租用確認、入場點收及完場結算。商品攝影可加背景顏色及道具預留；錄影棚可加收音時段、相鄰活動提示及技術人員排期；無縫牆場地可加補油後的封鎖時間。需要場外租機時，再加入取還地點及運送時間。

準備一份不含客戶資料的器材清單、租用規則，以及最常需要人手協調的例子，例如一棚加鐘影響另一棚借燈，便可以具體討論每個人要看甚麼、在哪一步確認。