教會場地預約系統：把聚會、借堂與場地交收排清楚

團體填需要，同工看場地與待辦

團契、小組、詩班或課堂的聯絡人在「申請用場」選房間、活動日期、人數、座椅擺法和器材，填一位當日負責人及必要聯絡方式。外部團體可用獨立入口遞交用途與所需文件，先核對借場資格，再進入審批；看見空檔並不代表已獲批准。

場地資料卡可列禮堂、小房間、廚房或其他可借空間的容納人數、可用時段、無障礙通道及使用限制。借禮堂不自動包括廚房、儲物室或影音控制室；需要的地方逐一列明。

• 申請人看自己的申請、補件要求、批准範圍及改期結果。
• 辦事處同工與獲授權批核人看房間週曆、重疊申請和待決定事項。
• 開門、影音及清潔當值人看當日工作單：何時到場、怎樣擺設、交甚麼器材和何時巡場。

恆常聚會逐次排，單次例外不改整季

主日崇拜、每週詩班綵排和一季課堂可各自建立重複系列，設定開始、結束及跳過日期。提交前先展開全部日期，讓人看見哪次碰上特別聚會、假期或維修封場。某一次有問題，可以保留其餘已批准日期，把該次列為待協調；不能只查第一週便把整季當成沒有衝突。

改動時清楚選「只改這次」或「這次及之後」，並再次檢查房間和器材。ChurchSuite 的系列預約文件亦提供移除個別日期及選擇套用日期的操作。設計堂會流程時，可在續期前提醒聯絡人重新確認需要，避免一個已停止的小組仍佔着未來時段。

ChurchSuite — Booking sequences

活動兩點開始，佔用時間可能由一點半起

例如一場獲准的講座在 14:00–16:00 舉行，需要 30 分鐘排椅及試音，結束後再用 30 分鐘清潔。房間應按 13:30–16:30 檢查可用時間；給參加者的活動時間仍是 14:00–16:00。若詩班用到 13:45，即使講座兩點才開始，也有 15 分鐘的佈置衝突。這只是示例，緩衝長短由實際場地決定。

排期畫面可把活動、準備及清潔用不同區段標示。兩間房共用一套流動音響，要連搬運及測試時間一起預留；合併使用的禮堂分區亦需互相鎖定。若隔音不足，課堂與擴音綵排可提示人工協調，即使兩者在不同房間。

重疊申請交人協調，批准時再查一次

有兩個團體申請同一時段，不等於已經批出兩次。Planning Center 的文件容許先提出重疊要求，再由指定人員處理衝突。訂製流程可分「待補資料」「待協調」「已批准」「不獲批准」，讓批核人按堂會既定的使用優次，提出另一房間、改時間或在可行時共用；共用範圍與雙方確認要留下紀錄。

按下批准前，要再核對最新房間、器材和所需當值人手，避免兩位同工同時操作，各自以為尚有空位。暫留時段要有到期時間；維修封場則直接停止接受申請。堂會活動有優先權時，也不應靜靜覆蓋已批准外借，而是列出受影響日期、由獲授權同工處理並通知對方。

Planning Center — Request rooms and resources for an event · Planning Center — Resolve conflicts

房間批了，器材、開門和交場也要接好

批准通知可列出房間、進場與交還時間、座椅配置、可用器材，以及誰負責開門和操作影音。有些設備要另行預約：烏溪沙青年新村的禮拜堂表格便分列音響、投影機及清潔選項。系統可讓影音同工確認所需咪數、接線和試音時間；借到房間不代表自動借到全部設備。

鎖匙或門卡可記錄編號、領取人、領取時間、到期日和確認收回的人。常設保管人與單次借用要分開，未交還進待辦清單；遺失時立即通知指定同工處理。若日後接駁電子門禁，只開放批准的門與時段，並顯示開通或撤回是否成功；一封批准電郵本身不會令實體門禁生效。

活動結束後，當日負責人按清單收拾、還原座椅、交還器材和鎖匙，由當值同工確認交場。損壞、缺件或未完成清潔各自留待跟進；有需要才附不含人物的現場照片。預定結束時間到了，不應自動顯示「已交場」。

香港中華基督教青年會烏溪沙青年新村 — 禮拜堂租用表格 · West Windsor Baptist — Facility use

取消釋放時段，費用按適用安排處理

內部聚會可以不收費，外借亦可能獲豁免。West Windsor Baptist 的公開政策便列明場地免費使用。申請表應先分清免費、獲批豁免或按場地規則收費；只有適用時才出現費用、按金或退款步驟，不能要求每次主日學借房都先付款。

申請人取消單次或整個系列時，先列出受影響日期、通知哪些人、哪些房間與器材會釋放，以及是否仍要交還鎖匙。一般取消、堂會收回場地和因惡劣天氣關閉可用不同原因處理，套用當時已確認的守則版本。若有退款，分開顯示待核算、已安排和已完成；取消預約不等於款項已退回。

West Windsor Baptist — Facility use · 中華基督教禮賢會九龍堂 — 團體申請借用場地守則

公開空檔，不公開小組與個人資料

對外可只顯示「可申請」「暫留」「已佔用」及可借房間，不顯示小組名稱、參加者名單、私人聚會內容或負責人的電話。申請人看自己的借用；開門與清潔同工只看完成工作所需的資料。預約不需要變成會友名冊，也不應要求每位參加者填寫宗教背景。

小堂會可先做少量房間、單一批核和人工交匙；多樓層場地再加共用器材、分區開門及當值安排。兒童課堂若有額外場地使用要求，可在該類申請加入指定確認項目。活動報名、崇拜出席及奉獻管理則按需要另行處理，不必塞進同一張借場表。

付款前看 Demo，把一季聚會和一次借堂走完

ProApp 提供付款前 Demo。可以用匿名房間資料、一份現行借場守則和虛構聯絡人，安排以下操作來確認流程是否合用：

• 小組聯絡人申請一季課堂，跳過一個假期；其中一週遇上封場，只把該次改到另一房間，查看其餘日期是否保留。
• 外部團體申請講座，活動時間沒有撞期，佈置卻碰上詩班綵排；由批核人協調新時段，再確認音響與當值人手。
• 分別試免費內部借用和按規則收費的外借，查看批准通知、交匙、器材清單及清潔安排，確認免費項目沒有被付款步驟擋住。
• 完成一次交場，但故意留一張門卡未還；再取消系列中的另一次活動，核對待辦、釋放時段及通知對象，也檢查對外日曆有沒有露出私人資料。