租車系統：從車級預訂、交車驗車到還車結算

客人選車級，配車同事選實車

預訂頁可先讓客人選小型車、七人車或其他公司提供的車級，再列出座位、行李空間、波箱和燃料類型。Hertz 的車級說明便區分了預訂類別與實際提供型號。若公司提供指定型號或指定車輛預訂，就另設清楚選項；示例相片不能默認成保證交付相中那一部車。

配車畫面則按每部車的編號、所在門市、已預訂時段及「出租中／待驗車／待清潔／維修中／可交車」顯示。假設一個車級有六部車，兩部已租出、一部維修、一部在別店，不能直接向這間門市顯示尚餘四部。可用量要看整段租期、調車時間和交車前準備；尚未指定車牌的車級訂單也要佔用名額，避免多人同時訂走最後一個位置。

Hertz — Vehicle classes · Renthub — Fleet management and location availability

取車和還車，各有地點、時間與準備安排

客人先選取車地點、日期和時間，再選還車安排。畫面可顯示門市營業時段、交車地址，以及送車或異地還車是否需要人手確認。預訂同事的「今日交還車」清單要同時看到預約時間和實際交接時間；跨地區營運時，每個地點的時間亦要標明時區，不能只存一個模糊的日期。

一部車下午二時預定歸還，不代表二時便能再次交車。可在兩張租約之間預留驗車、清潔、加油或充電時間；異地還車還要計算車輛下一次從哪個門市出發。客人改地點或提早取車時，系統先重新核對車級名額、實車及交車人手，再確認修改和適用費用。

證件已收到，與駕駛資格已核對，是兩回事

主駕駛及額外駕駛可各有核對項目：適用證件、有效期、需要當面查看的正本，以及待補資料。年齡、持牌年期或接受哪類駕駛文件，由公司按營運地點及已核實的租賃要求設定，不套用一套全球通用數字。上載或掃描成功只顯示「已收件」；負責核對的同事確認後，才轉成可交車，並留下核對人、時間與所用要求版本。

證件原圖應只供獲授權的核對同事查看，不放在配車日曆、通知電郵或共用附件連結。其他同事通常只需看到「已核對」「待補資料」及必要的遮蔽資料；財務也毋須為退押金而取得完整駕駛文件。可按用途設定保留和刪除流程，記錄查看及匯出操作；客人補交文件時保留版本，避免新檔把已核對依據直接蓋掉。

租金、預約付款和押金分開記帳

租約摘要可分行列出租金、已付預約款、餘款、加配項目和押金，清楚交代哪些已收、哪些只是預計。押金若透過信用卡預授權處理，還要區分「授權成功」「已扣款」「已解除」；若已實際收取，退還則是另一筆退款記錄。不要用一個「已付款」勾號同時代表租金收妥、押金可用和資格通過。

Stripe 文件顯示，預授權會受付款方式及有效期限限制。因此長租、續租或取車延期時，畫面要提示重新確認授權狀態，不能假設原有押金一直有效。付款回應未明、重複通知或退款失敗，都可留在待核對清單，沿用原有交易編號查證；向客人顯示「已提交解除」時，也不要寫成銀行已即時回復可用額度。

Stripe — Separate authorization and capture

交車畫面把實車、車況和配件一次對清楚

交車同事在手機或平板打開租約，先核對所配車輛，再按車身位置拍攝外觀、輪圈及已有花痕，記錄里數錶讀數、油量或電量、車匙及配件數量。照片跟着該次交車記錄保存，附拍攝或上載時間與操作人；不能把上一位客人的相片當成這次已檢查的證明。客人可看同一份摘要，提出遺漏後再確認交收。

若臨時換車，系統要保留原配車和換車原因，重新核對新車的車級、實際功能及租金差額，再更新交車記錄。加訂兒童座椅、導航設備或其他配件時，也要核對數量與適用車輛。完成資格、款項和車況檢查後，才記錄實際交車時間並把實車轉成出租中；網絡未同步或照片仍在上載，就明示待完成。

Hong Kong Consumer Council — 2024 self-drive travel guide · Rent Centric — Mobile rental and inspection functions

續租、遲還和未到場，會影響下一張租約

客人申請延長兩小時，預訂同事要先看到後續租約、清潔時間及另一位客人的取車時間，再決定是否接受。批准後同步更新約定還車時間、費用及押金安排，留下客人確認的版本。若已經遲還，系統顯示超時和受影響的預訂，讓同事聯絡租客、準備替代車；不能只把日曆末端拖長，就把衝突藏起來。

取消或未到場時，可分開處理車級名額、已配實車、加配項目及退款。遲還計費、寬限安排和未到場處理，應套用該筆租約已確認的規則並顯示計法，不能在更新價目表後回頭默改舊單。途中換車或故障亦可開獨立事件，記錄舊車收回、新車交出及各自里數和油量，保留同一租約的前後關係。

收到車匙後，仍要完成驗車與結算

還車同事先記錄實際收車時間、地點、里數、油量或電量與配件，再用交車照片對照相同部位。若公司提供非營業時間還匙，便把「已還匙／待驗車」獨立顯示，留下客人回報與職員確認的不同時間。車輛經過驗車及準備後才回到可交車；有待維修的項目，交給車隊處理，暫不把它計入可用量。

結算頁可列出超出約定里數的部分、燃油差額、未還配件、已同意的續租費及其他待確認項目，逐項附讀數、照片、計法和處理狀態。新發現的損傷先進覆核，不應只因多了一張照片就自動判定責任或扣押金。財務確認可收項目後，再處理餘款、退款或預授權解除；客人拿到的明細要看得出已結算金額及仍在核對的項目。

按車隊的做法，增加真正用得上的項目

同一套租約和實車記錄，可以配合不同營運方式；先決定同事在哪裏交接，再加所需畫面。

• 送車及上門收車：增加交收地址、聯絡時段和送車任務，分開記錄車輛調動與客人租期，並把途中時間計入可用量。
• 月租及企業帳戶：租用人、實際駕駛和付款公司分開，按已確認的計費週期出明細，保留中途換車、保養及里數記錄。
• 電動車：交還車記錄改用電量百分比，核對充電線和其他隨車物品，將充電所需時間放進下一次交車前的準備安排。

付款前看 Demo，走一次會換車、會遲還的租約

ProApp 提供付款前 Demo。討論租車系統時，可先用虛構車隊、測試付款資料和不含真人資料的證件樣本，安排預訂、交車、驗車及財務同事看同一張租約如何走完。可以把以下情境列為要看的內容：

• 客人選車級、取還車地點和時段；同時有人搶訂最後一個名額，核對只有一張訂單獲確認。
• 一位額外駕駛仍欠資料，預訂同事看見待補項目，配車同事只看見核對狀態；補齊並核對後再準備交車。
• 原配車未能交出，改配同級實車，確認配件、差額和換車原因，再記錄已有花痕、油量與里數。
• 客人續租被下一張預訂阻擋，改為遲還處理；還車時比較前後照片，把一項有爭議的損傷留待覆核。
• 財務核對已確認費用、退款和押金解除；模擬一次付款回應延遲，確認不會重複扣款，亦不會把未完成項目標成已結清。