球場預約系統：繁忙時段配額、到場核實與雨天停場
一個球場時段，要連起租場人、同行球友、前台及場務的安排。從開放預訂、公平使用到取消放位，讓每個人知道場地是否可用、預約是否有效，以及停場後怎樣處理。
星期五晚上七點，只剩二號場有空。會員按下預約，卻不知道自己已用盡繁忙時段配額；另一組人已付租場費，開場前才遇上大雨。前台要查的不只是「誰訂了場」，還有誰可以再訂、誰已到場、哪一個場要關閉，以及哪些人需要改期或退款。
這些是已有營運規則反映的需要：康文署分別訂有繁忙及非繁忙時段配額；多倫多 Moore Park Tennis Club 的 FAQ 也解釋了繁忙時段預約限制。公共場地的抽籤及防炒場安排並非私人球會的必備條件。以下以球會或私人運動場地為例，說明一套訂製系統可以怎樣支援日常租場。
LCSD — Improvement measures to booking and use of recreation and sports facilities · Moore Park Tennis Club — Court Reserve FAQs
租場人看空位，前台看當日安排，場務看停場範圍
租場人在手機選運動、地點、球場和日期，看到可訂時間、費用、同行人數要求及取消期限。「我的預約」顯示球場編號、已確認狀態、到場方法和最新通知。同行球友可查看自己所屬的預約，不必取得租場人的付款資料。
前台用「球場 × 時間」表處理代訂、到場及轉場；場務在另一頁標記濕滑、維修和可重開時間。財務同事只需看到收款、取消原因、退款金額及進度。任何人代客改期或豁免限制，都留下操作人、時間和原因，讓下一班同事可以接手。
先定義一個時段實際佔用甚麼
場地頁可逐個設定室內或室外、適用運動、開放時間、租用長度及整理間隔。例如同一個體育館可以劃作四個羽毛球場，亦可整個用作籃球場；有人訂了其中一個羽毛球場，重疊時段的全場籃球選項便不能再出售。比賽、教練班及保養亦要佔用同一份場地日曆。
預約頁應顯示何時開放下一天、最早可訂時間及最後接單時間。CourtReserve 的官方設定文件便區分預訂窗口、每日開放時間和臨近開場的截止時間。設計自己的流程時，也要決定電話代訂是否遵守同一窗口，避免網上顯示未開放，前台卻已把全部晚間時段訂走。
繁忙時段配額，要讓球友看得懂
「每週兩小時」仍未說清楚計法。是每個人、每個家庭，還是每種運動各計？只計未來已確認預約，還是連本週已打完的時段也計？可設定每人同時持有一個繁忙時段，亦可用每週時數上限；兩者的效果不同。星期、假期、繁忙時間及跨時段的計法，都要列在規則頁。
確認前顯示「本週繁忙時段已用 1 小時、已預留 1 小時」，並指出是哪一項限制擋住這次預約。如果規則要把同行會員也計入配額，就逐人核對，不能只換一位租場人便繞過限制；如果只按租場人計，就清楚寫明。取消後是否退回配額、停場是否不計入、規則改動何時生效，也要有明確結果。
從選場、確認到前台核實到場
租場人選好時段及同行球友後，系統先核對資格、配額和場地衝突，再按租場政策暫留位置及收款。暫留有期限，付款未完成便釋放；付款結果遲到時，不能把已給另一人的球場再確認一次，應轉入待處理退款或重新選場。確認頁列明球場、日期、時間、付款狀態和取消規則。
到場時，前台掃預約碼或搜尋會員，在該次預約記下已到、遲到或待核實。QR code 方便找單，並不等於已核實到場人身份。可按球會需要核對會員證；只有規則要求時才核對同行球友。香港賽馬會的設施規則亦把親身 check-in 與缺席分開處理，說明「已付款」和「已到場」是兩回事。
過了到場期限，可先列入待核實清單，由前台檢查是否漏記、已轉場或通知未送達，再確定缺席及相應處理。若容許現場重新出租剩餘時間，需先關閉原租場人的使用權，再建立新預約；重新出租與原有費用是否退回分開決定。不能把「未掃碼」直接當作空場放售。
取消成功、重新放位、退款完成是三個結果
會員按取消前，先看到取消費、預計退回金額及配額變化。確認取消後，取消提醒並按規則釋放可用時段；退款可以仍在處理，毋須等銀行完成才放位。康文署公開流程本身便有取消不退租場費的安排，提醒我們不能把取消與退款寫成同一個狀態。私人場地應使用自己的已公布政策。
重新放位可採先到先得，或在指定時間統一公布。候補是另一個可選功能：讓球友登記接受的場地及時間範圍，有空位時逐一發出限時邀請。每次邀請只暫留一個位置，到期才交下一位；接受時再核對資格和配額。不要一邊讓公眾直接預訂，一邊向候補者承諾同一個場已為他保留。
雨停了，也要先確認場地可以重開
場務可建立一筆停場記錄：哪些球場、哪段時間、濕滑或維修原因、何時再檢查。系統先停止受影響時段的新預約，列出已確認、仍在付款及已到場的人，再由前台選擇通知及處理方式。室內場可以照常使用，就不應因同一場館有室外場停用而一併取消。SmartPLAY 亦把緊急停場通知列為服務功能。
停場處理頁可分開「未開場」與「已打了一部分」，按場地政策提出改期、退款或場租額度，讓同事核對及球友確認。改期前重新查新場地和同行人是否適用，並連回原預約，避免新舊兩張單都扣配額。通知失敗列入前台待辦；不能把已發送當作對方已收到。
天氣資訊可以提醒同事檢查，重開則以場地的安全判斷及既定安排為準。即使原有預約全部取消，濕滑球場仍須保持封鎖；場務確認可以使用後，才重新放出指定時段。處理頁保留停場、再檢查及重開時間，前台便能解釋為甚麼某一場已開，另一場仍要等。
按場地調整，先處理每天最常遇到的例外
屋苑會所可按住戶及獲准同行訪客設定預訂資格，球會可按會籍及運動分配時段，收費場館則可能開放非會員直接租場。教練班或聯賽可先建立整批佔場安排，但取消其中一次時只釋放該次日期。是否要記錄每位球友、提供候補、接駁門禁或另租器材，都應由實際流程決定。
每日交班頁可列出待核實到場、尚未完成的退款、通知失敗及等待重開的場地。使用報表則把實際打球、已取消、缺席、維修封鎖及天氣停場分開；計算可租用時間時交代是否扣除停場，避免把不能開放的球場算成沒有人想租。
付款前看 Demo，試訂一場，再處理取消及停場
ProApp 提供付款前 Demo。討論球場預約系統時，可帶一週場地表、繁忙時段定義、配額計法，以及取消和雨天處理規則，用虛構會員資料走以下流程。重點是讓租場人、前台及場務都能看清楚自己要做的一步。
- 選星期五晚的二號場，顯示費用、剩餘配額及同行要求；再用配額已滿的會員重試，查看具體原因。
- 兩人同時選最後一個時段，只能確認一筆；再試付款逾時，核對球場及配額有沒有正確釋放。
- 前台找回預約並核實到場，再模擬一次漏記；更正後不應仍保留錯誤的缺席處理。
- 取消一筆可重新出租的預約，核對放位時間、配額及退款進度；如採候補，試一次邀請到期後交給下一位。
- 關閉雨後濕滑的室外場，保留室內預約；處理一筆未開場及一筆中途停場，最後由場務確認重開，再讓球友看見可訂時段。
